9.2.5. Списание недостач за счет виновных лиц, материальная ответственность

Принимая на работу физическое лицо, работодатель заключает с ним трудовой договор, и отношения, возникающие между работником и работодателем, регламентируются Трудовым кодексом Российской Федерации.

Статьей 232 Трудового кодекса РФ установлено, что одна из сторон трудового договора обязана возместить другой стороне причиненный ущерб в порядке, определяемом ТК РФ и иными федеральными законами. Материальная ответственность стороны трудового договора наступает за ущерб, причиненный ею другой стороне этого договора в результате ее виновного противоправного поведения (действия или бездействия).

Работник обязан возместить работодателю только прямой действительный ущерб, под которым понимаются реальное уменьшение наличного имущества работодателя или ухудшение состояния указанного имущества (в том числе имущества третьих лиц, находящегося у работодателя, если работодатель несет ответственность за сохранность этого имущества), а также необходимость для работодателя произвести затраты либо излишние выплаты на приобретение или восстановление имущества. Кроме того, возмещению подлежит ущерб, возникший у работодателя в результате возмещения им ущерба иным лицам. Не подлежит возмещению упущенная выгода.

Кроме того, ст. 249 Трудового кодекса РФ на работника возлагается обязанность возместить работодателю средства, затраченные на его обучение, если работник обучался за счет работодателя и впоследствии увольняется без уважительных причин до истечения срока, обусловленного трудовым договором или соглашением об обучении работника за счет средств работодателя.

Различают ограниченную, полную и коллективную материальную ответственность.

Работник может быть привлечен к ограниченной материальной ответственности в случаях:

- порчи или уничтожения имущества организации по небрежности или неосторожности;

- потери приборов или инструмента;

- недобора денежных сумм в результате неисполнения или ненадлежащего исполнения организацией своих договорных обязанностей по вине работника;

- утраты документов;

- полного или частичного обесценения документов в результате ненадлежащего оформления по вине работника;

- уплаты организацией штрафных санкций за ненадлежащее выполнение работником своих обязанностей.

Полная материальная ответственность предусматривает обязанность работника возместить причиненный ущерб в полном размере и в соответствии со ст. 242 Трудового кодекса РФ может возлагаться на работника только в случаях, предусмотренных Трудовым кодексом РФ и иными федеральными законами. Работники в возрасте до восемнадцати лет могут привлекаться к полной материальной ответственности только в случаях умышленного причинения ущерба, причинения ущерба в состоянии алкогольного, наркотического или токсического опьянения, а также за ущерб, причиненный в результате совершения преступления или административного проступка.

Статьей 243 Трудового кодекса РФ установлено, что полная материальная ответственность может налагаться на работника в следующих случаях:

- когда в соответствии с Трудовым кодексом РФ или иными федеральными законами на работника возложена материальная ответственность в полном размере за ущерб, причиненный работодателю при исполнении работником трудовых обязанностей;

- недостачи ценностей, вверенных ему на основании специального письменного договора или полученных им по разовому документу;

- умышленного причинения ущерба;

- причинения ущерба в состоянии алкогольного, наркотического или токсического опьянения;

- причинения ущерба в результате преступных действий работника, установленных приговором суда;

- причинения ущерба в результате административного проступка, если таковой установлен соответствующим государственным органом;

- разглашения сведений, составляющих охраняемую законом тайну (служебную, коммерческую или иную), в случаях, предусмотренных федеральными законами;

- причинения ущерба не при исполнении работником трудовых обязанностей.

Материальная ответственность в полном размере причиненного работодателю ущерба может быть установлена трудовым договором, заключаемым с руководителем организации, заместителями руководителя, главным бухгалтером.

Коллективная материальная ответственность предусмотрена ст. 245 Трудового кодекса РФ для тех случаев, когда работники выполняют совместно работы, связанные с хранением, обработкой, продажей (отпуском), перевозкой, применением или иным использованием переданных им ценностей, и невозможно разграничить ответственность каждого работника за причинение ущерба и заключить с ним договор о возмещении ущерба в полном размере.

Письменный договор о коллективной (бригадной) материальной ответственности за причинение ущерба заключается между работодателем и всеми членами коллектива (бригады).

По договору о коллективной (бригадной) материальной ответственности ценности вверяются заранее установленной группе лиц, на которую возлагается полная материальная ответственность за их недостачу. Для освобождения от материальной ответственности член коллектива (бригады) должен доказать отсутствие своей вины.

При добровольном возмещении ущерба степень вины каждого члена коллектива (бригады) определяется по соглашению между всеми членами коллектива (бригады) и работодателем. При взыскании ущерба в судебном порядке степень вины каждого члена коллектива (бригады) определяется судом.

Перечень работ, при выполнении которых может вводиться коллективная материальная ответственность, утвержден Постановлением Минтруда России от 31 декабря 2002 г. N 85 "Об утверждении Перечней должностей и работ, замещаемых или выполняемых работниками, с которыми работодатель может заключать письменные договоры о полной индивидуальной или коллективной (бригадной) материальной ответственности, а также Типовых форм договоров о полной материальной ответственности". Данный Перечень включает, в частности, и работы по приему на хранение, хранению, учету, отпуску (выдаче) материальных ценностей на складах, базах, в кладовых, пунктах, отделениях, на участках, в других организациях и подразделениях. Помимо этого, данным Постановлением утверждена форма договора о коллективной материальной ответственности.

 

Размер причиненного ущерба

Согласно ст. 247 Трудового кодекса РФ до принятия решения о возмещении ущерба конкретными работниками работодатель обязан провести проверку, необходимую для установления размера причиненного ущерба и причин его возникновения. Для проведения такой проверки работодатель имеет право создать комиссию, включив в ее состав соответствующих специалистов. Истребование от работника объяснения в письменной форме для установления причины возникновения ущерба является обязательным.

Согласно ст. 246 Трудового кодекса РФ размер ущерба, причиненного работодателю при утрате и порче имущества, определяется по фактическим потерям, исчисляемым исходя из рыночных цен, действующих в данной местности на день причинения ущерба, но не ниже балансовой стоимости имущества по данным бухгалтерского учета.

 

Определение размера удержаний

За причиненный ущерб работник несет материальную ответственность в пределах своего среднего месячного заработка, если иное не предусмотрено настоящим Кодексом или иными федеральными законами, согласно ст. 241 Трудового кодекса РФ.

При удержании с работника сумм, причитающихся в возмещение материального ущерба, следует учитывать ограничения, налагаемые Трудовым кодексом РФ и другими федеральными законами.

Согласно ст. 138 Трудового кодекса РФ общий размер всех удержаний при каждой выплате заработной платы не может превышать 20 процентов, а в случаях, предусмотренных федеральными законами, - 50 процентов заработной платы, причитающейся работнику. При удержании из заработной платы по нескольким исполнительным документам за работником должно быть сохранено 50 процентов заработной платы.

Указанные ограничения не распространяются на удержания из заработной платы при отбывании исправительных работ, взыскании алиментов на несовершеннолетних детей, возмещении вреда, причиненного работодателем здоровью работника, возмещении вреда лицам, понесшим ущерб в связи со смертью кормильца, и возмещении ущерба, причиненного преступлением. В этих случаях размер удержаний из заработной платы не может превышать 70 процентов.

Федеральным законом от 2 октября 2007 г. N 229-ФЗ "Об исполнительном производстве" установлено, что данные правила применяются также при обращении взыскания на причитающиеся должнику стипендии, пенсии, вознаграждения за использование автором своего авторского права, права на открытие, изобретение, на которые выданы авторские свидетельства, а также за рационализаторское предложение и промышленный образец, на которые выданы свидетельства.

Взыскание не может быть обращено на денежные суммы, выплачиваемые:

- в возмещение вреда, причиненного здоровью, а также в возмещение вреда лицам, понесшим ущерб в результате смерти кормильца;

- лицам, получившим увечья (ранения, травмы, контузии) при исполнении ими служебных обязанностей, и членам их семей в случае гибели (смерти) указанных лиц;

- в связи с рождением ребенка;

- многодетным матерям;

- одиноким отцу или матери;

- на содержание несовершеннолетних детей в период розыска их родителей;

- пенсионерам и инвалидам I группы по уходу за ними;

- потерпевшим на дополнительное питание, санаторно-курортное лечение, протезирование и расходы по уходу за ними в случае причинения вреда здоровью;

- по алиментным обязательствам;

- за работу с вредными условиями труда или в экстремальных ситуациях, а также гражданам, подвергшимся воздействию радиации вследствие катастроф или аварий на АЭС, и в иных случаях, установленных законодательством Российской Федерации;

- организацией в связи с рождением ребенка, со смертью родных, с регистрацией брака, а также на выходное пособие, выплачиваемое при увольнении работника.

Размер удержаний из заработной платы и иных видов доходов работника исчисляется из суммы, оставшейся после удержания налогов.

 

Порядок взыскания ущерба

Порядок взыскания ущерба установлен ст. 248 ТК РФ. Взыскание с виновного работника суммы причиненного ущерба, не превышающей среднего месячного заработка, производится по распоряжению работодателя. Распоряжение может быть сделано не позднее одного месяца со дня окончательного установления работодателем размера причиненного работником ущерба. Если месячный срок истек или работник не согласен добровольно возместить причиненный работодателю ущерб, а сумма причиненного ущерба, подлежащая взысканию с работника, превышает его средний месячный заработок, то взыскание ущерба осуществляется в судебном порядке.

При несоблюдении работодателем установленного порядка взыскания ущерба работник имеет право обжаловать действия работодателя в суд.

Работник, виновный в причинении ущерба работодателю, может добровольно возместить ущерб полностью или частично. По соглашению сторон трудового договора допускается возмещение ущерба с рассрочкой платежа. В этом случае работник представляет работодателю письменное обязательство о возмещении ущерба с указанием конкретных сроков платежей. В случае увольнения работника, который дал письменное обязательство о добровольном возмещении ущерба, но отказался возместить указанный ущерб, непогашенная задолженность взыскивается в судебном порядке.

С согласия работодателя работник может передать ему для возмещения причиненного ущерба равноценное имущество или исправить поврежденное имущество.

Возмещение ущерба производится независимо от привлечения работника к дисциплинарной, административной или уголовной ответственности за действия или бездействие, которыми причинен ущерб работодателю.

В бухгалтерском учете сумма материального ущерба, подлежащая возмещению виновным работником, отражается по дебету счета 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям", субсчет 73-2 "Расчеты по возмещению материального ущерба", в корреспонденции с кредитом счета 94. На суммы удержаний из заработной платы виновного работника производится запись по кредиту счета 73, субсчет 73-2, в корреспонденции с дебетом счета 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда".

 

Пример. По решению администрации организации с работника подлежит удержанию сумма причиненного ущерба в размере 1200 руб.

Сумма начисленной заработной платы составляет 4000 руб.

Сумма удержанного налога на доходы физических лиц: (4000 руб. - 400 руб.) x 13% = 468 руб.

Сумма удержаний в возмещение ущерба: (4000 руб.- 468 руб.) x 20% = 706 руб.

Сумма к выдаче работнику: 4000 руб. - 468 руб. - 706 руб. = 2826 руб.

Остаток суммы к взысканию: 1200 руб. - 706 руб. = 494 руб.

В следующем месяце сумма начисленной зарплаты составляет 3800 руб.

Сумма удержанного налога на доходы физических лиц: (3800 руб. - 400 руб.) x 13% = 442 руб.

Максимальная сумма, которая может быть удержана (3800 руб. - 442 руб.) x 20% = 672 руб.

Так как остаток суммы, подлежащей удержанию (494 руб.), меньше этой суммы, она удерживается полностью.

Сумма к выдаче работнику составит: 3800 руб. - 442 руб. - 494 руб. = 2864 руб.

 

Размер среднемесячного заработка для определения размера удержаний рассчитывается в порядке, установленном ст. 139 ТК РФ.

В бухгалтерском учете операции по возмещению ущерба отражаются следующими проводками и с использованием наименований субсчетов:

01-1 "Основные средства в эксплуатации";

01-2 "Выбытие основных средств".

1. Списание стоимости имущества, по которому обнаружена недостача или порча:

 

Корреспонденция
счетов    

Содержание операции                 

Дебет

Кредит

94  

10, 41,
43 

Списана стоимость имущества                            

01-2 

01-1

Списана стоимость основных средств                     

02  

01-2

Списан износ основных средств                          

94  

01-2

Списана остаточная стоимость основных средств          

 

В том случае, когда имущество списывается в результате порчи или недостачи, НДС, уплаченный поставщикам и предъявленный к возмещению, с точки зрения налоговых органов, должен быть восстановлен и уплачен в бюджет в полной сумме, если речь идет о МПЗ, или в доле, приходящейся на остаточную стоимость основного средства. Это необходимо сделать, так как не выполняется условие, установленное пп. 1 п. 2 ст. 171 НК РФ, а именно: что к вычету могут быть предъявлены суммы НДС, уплаченные при приобретении имущества, используемого для осуществления операций, являющихся объектом налогообложения по НДС. Списание недостающего или испорченного имущества такой операцией не является.

 

Корреспонденция
счетов    

Содержание операции                 

Дебет

Кредит

19  

68 

Восстановлен НДС, ранее принятый к возмещению          

94  

19 

Отражен НДС по недостающему или испорченному имуществу 

 

2. Отражение расчетов по возмещению ущерба:

 

Корреспонденция
счетов    

Содержание операции                 

Дебет

Кредит

73-2 

94 

Сумма причиненного ущерба (с учетом НДС) отнесена за   
счет виновных лиц                                      

70  

73-2

Сумма, предъявленная к взысканию, удержана из зарплаты 
работника                                              

50  

73-2

Сумма, предъявленная к взысканию, внесена работником в 
кассу организации                                      

 

Пример. В результате неосторожных действий работника был испорчен прибор. Первоначальная стоимость прибора составляет 8500 руб. (без НДС). НДС, уплаченный при приобретении прибора, в сумме 1530 руб. был предъявлен к вычету. Сумма начисленного износа составляет 2700 руб.

Остаточная стоимость прибора составляет 5800 руб.

Расчетный период (12 месяцев) отработан работником полностью. Месячный оклад работника составляет 6300 руб., права на применение стандартного налогового вычета работник не имеет.

Сумма восстановленного НДС:

1530 x 5800 / 8500 = 1044 руб.

Общая сумма ущерба с учетом НДС составляет:

5800 + 1044 = 6844 руб.

Эта сумма превышает средний заработок работника (6300 руб.), поэтому организация может взыскать с работника сумму причиненного ущерба только в размере среднего заработка.

Кроме того, в результате инвентаризации установлена недостача материалов на сумму 18 000 руб. Виновные лица не установлены. При приобретении материалов НДС в сумме 3240 руб. был предъявлен к вычету.

Для отражения операций на счетах бухгалтерского учета будем использовать следующие наименования субсчетов:

01-1 "Основные средства в эксплуатации";

01-2 "Выбытие основных средств".

 

Корреспонденция
счетов    

Сумма,
руб.

Содержание операции             

Дебет

Кредит

01-2 

01-1

8 500

Списана первоначальная стоимость прибора       

02  

01-2

2 700

Списана сумма начисленной амортизации          

94  

01-2

5 800

Списана остаточная стоимость прибора (8500 -   
2700)                                          

19  

68 

1 044

Восстановлен НДС в доле недоамортизированной   
части стоимости прибора (1530 x 5800 / 8500)   

68  

51 

1 044

Восстановленный НДС перечислен в бюджет        

94  

19 

1 044

НДС по недоамортизированной части стоимости    
прибора отнесен на счет недостачи              

94  

10 

18 000

Списана стоимость материалов, по которым       
обнаружена недостача                           

19  

68 

3 240

Восстановлен НДС по недостающим материалам     

68  

51 

3 240

Восстановленный НДС перечислен в бюджет        

94  

19 

3 240

НДС по недостающим материалам отнесен на счет  
недостачи                                      

73  

94 

6 844

Сумма причиненного ущерба отнесена за счет     
виновного лица (по прибору) (5800 + 1044)      

91-2 

94 

21 240

Списана сумма недостачи (по материалам)        
(18 000 + 3240)                                

20  

70 

6 300

Начислена зарплата работнику                   

70  

68 

819

Исчислен НДФЛ (6300 x 13%)                     

70  

73 

1 096

Исчислена сумма удержания по взысканию ущерба  
((6300 - 819) x 20%)                           

70  

50 

4 385

Выдана заработная плата работнику (6300 - 819 -
1096)                                          

 

Рассмотрим на конкретном примере, как взыскивается недостача за счет материально ответственного лица в организации торговли.

 

Пример. При инвентаризации в розничном продовольственном магазине, ведущем учет товаров по продажным ценам, выявлена недостача товаров по учетной стоимости 500 руб. (в том числе торговая наценка - 100 руб.). Директор магазина принял решение о взыскании недостачи с материально ответственного лица по рыночным ценам в сумме 520 руб. Виновный работник внес в кассу магазина в погашение задолженности по недостаче 260 руб. В данном примере не рассматривается порядок расчетов с бюджетом по НДС.

При этом в бухгалтерском учете торгового предприятия бухгалтер следующим образом отразил данную хозяйственную операцию, используя следующие наименования субсчетов:

41-2 "Товары в розничной торговле";

73-2 "Расчеты по возмещению материального ущерба";

98-4 "Разница между суммой, взыскиваемой с виновных лиц, и балансовой стоимостью недостающих ценностей".

 

Корреспонденция
счетов    

Сумма,
руб.

Содержание операции             

Дебет

Кредит

42  

41-2

100 

Отражена в учете недостача товара на сумму     
торговой наценки                               

94  

41-2

400 

Отражена в учете недостача товара на сумму     
фактической себестоимости товаров (500 руб. -  
100 руб.)                                      

73-2 

94 

400 

Выявленная недостача отнесена на расчеты с     
материально ответственным лицом в сумме        
фактической себестоимости товаров              

73-2 

98-4

120 

Отражена выявленная недостача на сумму разницы 
между взыскиваемой суммой и фактической        
себестоимостью товаров                         

50  

73-2

260 

Внесены в кассу денежные средства в погашение  
задолженности по недостаче                     

98-4 

91-1

60 

Списана на доходы разница между взыскиваемой   
суммой и фактической себестоимостью товаров,   
относящихся к погашенной задолженности по      
недостаче (120 x (260 / 520))                  

 

Если бы виновное лицо погасило всю сумму задолженности по недостаче (520 руб.), то вся сумма вышеуказанной разницы (120 руб.) была бы списана на доходы. Однако была погашена только половина долга, поэтому на доходы списывается такая же доля разницы (50%).