9.1. Формы первичной учетной документации по учету результатов инвентаризации

Унифицированные формы первичной учетной документации по учету результатов инвентаризации утверждены Постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 г. N 88 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации".

Постановлением Госкомстата России от 27 марта 2000 г. N 26 утверждена унифицированная форма первичной учетной документации N ИНВ-26 "Ведомость учета результатов, выявленных инвентаризацией".

Данные формы должны применяться всеми юридическими лицами независимо от форм собственности.

 

Номер формы

Наименование формы                    

1    

2                             

N ИНВ-1   

Инвентаризационная опись основных средств                   

N ИНВ-1а  

Инвентаризационная опись нематериальных активов             

N ИНВ-2   

Инвентаризационный ярлык                                    

N ИНВ-3   

Инвентаризационная опись товарно-материальных ценностей     

N ИНВ-4   

Акт инвентаризации товарно-материальных ценностей отгруженных

N ИНВ-5   

Инвентаризационная опись товарно-материальных ценностей,    
принятых на ответственное хранение                          

N ИНВ-6   

Акт инвентаризации товарно-материальных ценностей,          
находящихся в пути                                          

N ИНВ-8   

Акт инвентаризации драгоценных металлов и изделий из них    

N ИНВ-8а  

Инвентаризационная опись драгоценных металлов, содержащихся в
деталях, полуфабрикатах, сборочных единицах (узлах),        
оборудовании, приборах и других изделиях                    

N ИНВ-9   

Акт инвентаризации драгоценных камней, природных алмазов и  
изделий из них                                               

N ИНВ-10  

Акт инвентаризации незаконченных ремонтов основных средств  

N ИНВ-11  

Акт инвентаризации расходов будущих периодов                

N ИНВ-15  

Акт инвентаризации наличных денежных средств                

N ИНВ-16  

Инвентаризационная опись ценных бумаг и бланков документов  
строгой отчетности                                          

N ИНВ-17  

Акт инвентаризации расчетов с покупателями, поставщиками и  
прочими дебиторами и кредиторами                             

Приложение
к форме   
N ИНВ-17  

Справка к акту инвентаризации расчетов с покупателями,      
поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами             

N ИНВ-18  

Сличительная ведомость результатов инвентаризации основных  
средств                                                     

N ИНВ-19  

Сличительная ведомость результатов инвентаризации товарно-  
материальных ценностей                                      

N ИНВ-22  

Приказ (постановление, распоряжение) о проведении           
инвентаризации                                              

N ИНВ-23  

Журнал учета контроля за выполнением приказов (постановлений,
распоряжений) о проведении инвентаризации                   

N ИНВ-24  

Акт о контрольной проверке правильности проведения          
инвентаризации ценностей                                    

N ИНВ-25  

Журнал учета контрольных проверок правильности проведения   
инвентаризаций                                              

N ИНВ-26  

Ведомость учета результатов, выявленных инвентаризацией     

 

Для оформления данных инвентаризации основных средств применяется Инвентаризационная опись основных средств (форма N ИНВ-1). До начала инвентаризации от каждого лица или группы лиц, отвечающих за сохранность ценностей, берется расписка, которая включена в заголовочную часть формы.

При автоматизированной обработке данных по учету результатов инвентаризации форма выдается комиссии на бумажных или машинных накопителях информации с заполненными графами с 1 по 9.

При проведении инвентаризации данные о фактическом наличии основных средств заносятся ответственным лицом комиссии в графу 10. Если в процессе проведения инвентаризации выявлены объекты, не отраженные в бухгалтерском учете, а также объекты, по которым отсутствуют характеризующие их данные, в опись включаются недостающие сведения и технические показатели по этим объектам. По решению инвентаризационной комиссии эти объекты принимаются к учету, причем их первоначальная стоимость определяется с учетом рыночных цен, а сумма износа определяется по техническому состоянию объектов с обязательным оформлением соответствующих актов.

По группам основных средств производственного и непроизводственного назначения составляются отдельные описи.

Подписывается данная форма ответственными лицами инвентаризационной комиссии отдельно по каждому месту хранения основных средств, а также лицом, ответственным за сохранность основных средств.

Инвентаризационная опись составляется в двух экземплярах. Один экземпляр описи передается в бухгалтерию для составления сличительной ведомости, а второй - остается у материально ответственного лица.

На арендованные основные средства опись составляется в трех экземплярах отдельно по каждому арендодателю с указанием срока аренды. Один экземпляр инвентаризационной описи высылают в адрес арендодателя.

Для оформления данных инвентаризации нематериальных активов применяется Инвентаризационная опись нематериальных активов (форма N ИНВ-1а), составляемая в двух экземплярах, один из которых, после того как опись подпишут ответственные лица комиссии и лицо, ответственное за сохранность нематериальных активов, передается в бухгалтерию, а другой остается у материально ответственного лица. Если в ходе проведения инвентаризации выявлены нематериальные активы, не отраженные в бухгалтерском учете, комиссия должна включать их в инвентаризационную опись.

Инвентаризационный ярлык (форма N ИНВ-2) применяется в тех случаях, когда по условиям деятельности организации (производства) комиссия не имеет возможности в течение одного дня произвести подсчет материальных ценностей и записать их в инвентаризационную опись. Ярлык заполняется в одном экземпляре и хранится вместе с пересчитанными товарно-материальными ценностями по месту их нахождения.

Для отражения данных фактического наличия товарно-материальных ценностей (производственные запасы, готовая продукция, товары и другие) в местах хранения и на всех этапах их движения в организации применяется Инвентаризационная опись товарно-материальных ценностей (форма N ИНВ-3), составляемая комиссией на основании пересчета, взвешивания, перемеривания товарно-материальных ценностей отдельно по каждому месту нахождения и материально ответственному лицу или группе лиц, на ответственном хранении которых находятся данные ценности.

Опись составляется в двух экземплярах и подписывается ответственными лицами комиссии. Один экземпляр передается в бухгалтерию, где на его основании составляется сличительная ведомость, а другой остается у материально ответственного лица.

Если в ходе проведения инвентаризации выявлены негодные или испорченные материалы и готовые изделия, составляются соответствующие акты, при выявлении материальных ценностей, не отраженных в учете, комиссия включает данные материалы в инвентаризационную опись.

При автоматизированной обработке данных по учету результатов инвентаризации опись товарно-материальных ценностей выдается комиссии на бумажных или машинных носителях информации с заполненными графами с 1 по 9. В описи ответственные лица комиссии заполняют графу 10 о фактическом наличии товарно-материальных ценностей в количественном выражении.

Акт инвентаризации товарно-материальных ценностей отгруженных (форма N ИНВ-4) применяется для оформления инвентаризации стоимости отгруженных товарно-материальных ценностей, причем на ценности отгруженные, срок оплаты которых еще не наступил, и на ценности отгруженные, но не оплаченные покупателями в срок, составляются отдельные акты.

Акт составляется и подписывается ответственными лицами инвентаризационной комиссии в двух экземплярах, один из которых передается в бухгалтерию, а другой остается у материально ответственного лица.

В случае перехода права собственности на отгруженные товарно-материальные ценности в особом порядке при использовании балансового счета 45 "Товары отгруженные" данные для заполнения графы 13 данной формы пересчитываются в договорные, контрактные цены.

При инвентаризации товарно-материальных ценностей, принятых на ответственное хранение, применяется Инвентаризационная опись товарно-материальных ценностей, принятых на ответственное хранение (форма N ИНВ-5), записи в которую производятся ответственными лицами инвентаризационной комиссии на основании проверки и пересчета в натуре.

Опись составляется в двух экземплярах и подписывается ответственными лицами комиссии, а также материально ответственным лицом. Один экземпляр описи передается в бухгалтерию, другой остается у материально ответственного лица.

Для выявления количества и стоимости товарно-материальных ценностей, которые в момент инвентаризации находятся в пути, применяется Акт инвентаризации товарно-материальных ценностей, находящихся в пути (форма N ИНВ-6), составляемый и подписываемый ответственными лицами инвентаризационной комиссии в двух экземплярах, один из которых передается в бухгалтерию, а другой остается в комиссии. Основанием для составления акта являются документы, подтверждающие нахождение товарно-материальных ценностей в пути.

Акты инвентаризации драгоценных металлов, драгоценных камней, природных алмазов и изделий из них (формы N ИНВ-8, N ИНВ-9) применяются при инвентаризации перечисленных в наименовании акта ценностей во всех местах хранения и непосредственно в производстве, причем данные по драгоценным металлам записываются в форму N ИНВ-8, а данные по драгоценным камням - в форму N ИНВ-9.

Акты составляются ответственными лицами комиссии и подписываются, кроме этих лиц, материально ответственными лицами. На основании экземпляра, переданного в бухгалтерию, составляется сличительная ведомость, второй экземпляр остается у материально ответственного лица. Если инвентаризация проводится при смене материально ответственных лиц, то акт составляется в трех экземплярах, по одному экземпляру для материально ответственных лиц, сдавших и принявших ценности, один экземпляр - для бухгалтерии.

При инвентаризации драгоценных металлов, содержащихся в деталях, полуфабрикатах, приборах и других изделиях, применяется Инвентаризационная опись драгоценных металлов, содержащихся в деталях, полуфабрикатах, сборочных единицах (узлах), оборудовании, приборах и других изделиях (форма N ИНВ-8а). Данные в описи приводятся в пересчете на чистую массу, составляется опись в двух экземплярах ответственными лицами комиссии по каждой единице объекта в целом по организации. После подписания описи ответственными лицами комиссии и материально ответственными лицами один из экземпляров передается в бухгалтерию, второй остается у материально ответственных лиц.

При инвентаризации незаконченных ремонтов зданий, сооружений, машин, оборудования, энергетических установок и других объектов основных средств применяется Акт инвентаризации незаконченных ремонтов основных средств (форма N ИНВ-10), составляемый на основании проверки состояния работ в натуре. Акт составляется и подписывается ответственными лицами инвентаризационной комиссии в двух экземплярах. Один экземпляр акта передается в бухгалтерию, второй - материально ответственному лицу.

Данные графы 10 и графы 11 применяются лишь для выявления внутренних резервов и в бухгалтерском учете не отражаются. В случае выявления необоснованного расхода (графа 11) выявляются его причины и производятся исправления в бухгалтерском учете.

Акт инвентаризации расходов будущих периодов (форма N ИНВ-11) применяется при инвентаризации названных расходов и составляется на основании выявления по документам остатков сумм, числящихся на счете 97 "Расходы будущих периодов". Акт составляется и подписывается в двух экземплярах ответственными лицами инвентаризационной комиссии, один экземпляр передается в бухгалтерию, другой - остается в комиссии.

В графе 4 "Общая (первоначальная) сумма расходов" указывается величина затрат (расходов) произведенных в данном отчетном периоде или не списанных до конца в предыдущих периодах, но относящихся к будущим отчетным периодам.

В графе 5 указывается дата фактического произведения расходов в случае, если они являются единовременными, или дата окончания работ, если эти работы связаны с работами по освоению новой техники, производственными и другими работами, осуществляемыми в течение определенного периода времени.

Для отражения результатов инвентаризации фактического наличия денежных средств, разных ценностей и документов (наличных денег, марок, чеков (чековых книжек) и других), находящихся в кассе организации, применяется Акт инвентаризации наличных денежных средств (форма N ИНВ-15).

Для проведения инвентаризации перечисленных ценностей приказом руководителя организации назначается комиссия, которая проверяет достоверность данных бухгалтерского учета и фактического наличия денежных средств, ценностей и документов, находящихся в кассе путем полного пересчета, причем проведение инвентаризации при неполном составе инвентаризационной комиссии не допускается. Во время инвентаризации операции по приему и выдаче денежных средств и ценностей не производятся.

Акт составляется в двух экземплярах, подписывается всеми членами комиссии, материально ответственными лицами, один экземпляр акта передается в бухгалтерию, второй остается у материально ответственного лица.

Результаты инвентаризации доводятся до сведения руководителя организации.

Результаты инвентаризации фактического наличия ценных бумаг и бланков строгой отчетности в выявление их количественных расхождений с учетными данными отражаются в Инвентаризационной описи ценных бумаг и бланков документов строгой отчетности (форма N ИНВ-16), которая составляется в двух экземплярах и подписывается ответственными лицами комиссии и материально ответственным лицом. Один экземпляр передается в бухгалтерию, а другой остается у материально ответственного лица. Если инвентаризация проводится при смене материально ответственных лиц, то опись составляется в трех экземплярах, один передается материально ответственному лицу, принявшему ценные бумаги и бланки документов строгой отчетности, другой - материально ответственному лицу, сдавшему ценные бумаги и бланки строгой отчетности, третий экземпляр передается в бухгалтерию.

При наличии бланков документов строгой отчетности, нумеруемых одним номером, составляется комплект с указанием количества документов в нем.

При проведении инвентаризации ценных бумаг и бланков документов строгой отчетности допускается их движение. В этом случае заполняются две свободные строки по последней странице формы перед подписью председателя комиссии, в которых записывают последние номера документов.

Акт инвентаризации расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами (форма N ИНВ-17) применяется для оформления инвентаризации с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами и составляется на основании выявления по документам остатков сумм, числящихся на соответствующих счетах.

Акт составляется в двух экземплярах, один из которых передается в бухгалтерию, а другой остается в комиссии.

По перечисленным видам задолженности к акту инвентаризации расчетов должна быть приложена Справка к акту инвентаризации расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами (Приложение к форме N ИНВ-17), которая составляется в разрезе синтетических счетов бухгалтерского учета.

В случае выявления расхождений фактических данных, полученных в процессе инвентаризации с данными бухгалтерского учета, составляются сличительные ведомости типовых форм:

- Сличительная ведомость результатов инвентаризации основных средств (форма N ИНВ-18);

- Сличительная ведомость результатов инвентаризации товарно-материальных ценностей (форма N ИНВ-19).

До составления сличительных ведомостей и определения результатов инвентаризации бухгалтерия организации должна тщательно проверить правильность всех подсчетов, приведенных в инвентаризационных описях. Затем полученные сведения заносятся в сличительные ведомости, в которых проводится сравнение фактических сведений с данными бухгалтерских документов. Обнаруженные расхождения фиксируются в проекте акта инвентаризации, к которому прилагается бухгалтерская справка с указанием возможных направлений списания выявленных недостач: на хищения, стихийные бедствия, порчу при хранении вследствие халатности виновных лиц.

При составлении сличительных ведомостей необходимо учитывать пересортицу товарно-материальных ценностей (неправильный учет товаров одного сорта в составе другого сорта), суммовые разницы, образовавшиеся в результате пересортицы. Необходимо также произвести списание потерь в пределах норм естественной убыли.

Суммы излишков и недостач товарно-материальных ценностей в сличительных ведомостях указываются в соответствии с их оценкой в бухгалтерском учете.

Для оформления результатов инвентаризации могут применяться единые регистры, в которых объединены показатели инвентаризационных описей и сличительных ведомостей. На ценности, не принадлежащие организации, но числящиеся в бухгалтерском учете (находящиеся на ответственном хранении, арендованные, полученные для переработки), составляются отдельные сличительные ведомости. Владельцам ценностей представляется справка о результатах инвентаризации с приложением копии инвентаризационной описи.

Сличительные ведомости могут быть составлены как с использованием компьютера и другой оргтехники, так и вручную.

Для оформления проведения инвентаризаций и контрольных проверок правильности проведения инвентаризации применяются следующие формы первичных документов:

- Приказ (постановление, распоряжение) о проведении инвентаризации (форма N ИНВ-22), являющийся письменным заданием, в котором указываются конкретное содержание, объем, порядок и сроки проведения инвентаризации объекта, а также персональный состав инвентаризационной комиссии. После подписания руководителем приказ вручается председателю инвентаризационной комиссии;

- Журнал учета контроля за выполнением приказов (постановлений, распоряжений) о проведении инвентаризации (форма N ИНВ-23);

- Акт о контрольной проверке правильности проведения инвентаризации ценностей (форма N ИНВ-24), служащий для оформления результатов контрольных проверок правильности проведения инвентаризаций;

- Журнал учета контрольных проверок правильности проведения инвентаризации (форма N ИНВ-25), в котором регистрируются результаты, оформленные формой N ИНВ-24;

- Ведомость учета результатов, выявленных инвентаризацией (форма N ИНВ-26), в которой обобщаются данные результатов проведенных в отчетном году инвентаризаций.