15.8. НАПРАВЛЕНИЕ РАБОТНИКА В ЗАГРАНКОМАНДИРОВКУ.

ДОКУМЕНТАЛЬНОЕ ОФОРМЛЕНИЕ,

ВОЗМЕЩЕНИЕ КОМАНДИРОВОЧНЫХ РАСХОДОВ

(НА ПРОЕЗД, ПРОЖИВАНИЕ, СУТОЧНЫХ И ДР.),

НАЛОГООБЛОЖЕНИЕ

Оформление служебной поездки работника за рубеж практически ничем не отличается от оформления командировки в пределах РФ.

Так, для загранкомандировки необходимо (абз. 2 п. 3, п. 6 Положения о командировках):

- издать приказ о командировании работника;

- составить служебное задание для работника.

Единственная особенность - при загранкомандировках командировочное удостоверение работнику не выписывается (п. 15 Положения о командировках).

Однако это исключение не распространяется на командировки в страны СНГ, на границах с которыми не проставляются отметки о пересечении границы. В таких случаях оформляется командировочное удостоверение (п. п. 7, 15 Положения о командировках).

По возвращении из загранкомандировки работник должен представить вам (п. 26 Положения о командировках):

- авансовый отчет об израсходованных суммах;

- отчет о выполненной работе.

К авансовому отчету он обязан также приложить командировочное удостоверение (если оно оформлялось) и документы, подтверждающие произведенные в командировке расходы (абз. 2 п. 26 Положения о командировках). В числе таких документов - авиа- и (или) железнодорожные билеты, счета гостиниц и др. К авансовому отчету можно приложить ксерокопии страниц загранпаспорта с отметками о пересечении границы.

Если оправдательные документы составлены на иностранных языках, может потребоваться их построчный перевод на русский язык. Основание - п. 9 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденного Приказом Минфина России от 29.07.1998 N 34н.

Однако относительно перевода проездных билетов есть особенности. Данный вопрос Минфин России рассматривал применительно к налогу на прибыль и пояснил следующее. В том случае, когда авиабилет выписан на иностранном языке, для подтверждения расходов на проезд требуется перевести на русский язык некоторые реквизиты билета: Ф.И.О. пассажира, направление, номер рейса, дата вылета, стоимость билета. Перевод не требуется, если агентство по продаже авиаперевозок выдало справку на русском языке, в которой содержатся все указанные выше сведения (Письма Минфина России от 24.03.2010 N 03-03-07/6, от 22.03.2010 N 03-03-06/1/168, от 14.09.2009 N 03-03-05/170).

Кроме того, ФНС России не требует переводить на русский язык электронный авиабилет (Письмо от 26.04.2010 N ШС-37-3/656@).

Полагаем, что на изложенные рекомендации вы можете ориентироваться и в отношении документального подтверждения командировочных расходов в целях НДФЛ.

При командировках за границу действуют те же правила возмещения и обложения НДФЛ сумм оплаты расходов работников на проезд и на проживание, как и при служебных поездках по территории РФ. В частности:

- порядок возмещения работодателем расходов при загранкомандировках определяется в коллективном договоре или локальном нормативном акте (ч. 2 ст. 168 ТК РФ);

- данные расходы в размере фактически потраченных сумм не облагаются НДФЛ, если они подтверждены документами (абз. 10 п. 3 ст. 217 НК РФ).

В то же время специфика оплаты загранкомандировок заключается в увеличенной сумме суточных, не облагаемой НДФЛ, - 2500 руб. за каждый день нахождения в командировке. Если размер суточных больше этой величины, суммы превышения облагаются НДФЛ.

В таком же размере (2500 руб. за каждый день нахождения в командировке) не облагается НДФЛ оплата проживания командированного работника за границей, если понесенные расходы не подтверждены документами.

Необходимо учитывать, что расчет НДФЛ с облагаемых доходов работника (например, с его среднего заработка) зависит от срока пребывания за границей и налогового статуса (резидент или нерезидент).

Напомним, что если работник пребывает на территории РФ более 183 дней в году и является налоговым резидентом, то обычная ставка НДФЛ для него будет равна 13% (п. 2 ст. 207, п. 1 ст. 224 НК РФ).

 

Примечание

Подробнее об определении статуса резидента РФ вы можете узнать в разд. 1.1.1 "Кто такие налоговые резиденты РФ".

 

Если пребывание на территории РФ длится 183 дня и менее, физическое лицо не является налоговым резидентом РФ. Для него ставка НДФЛ составляет, как правило, 30% (п. 2 ст. 207, п. 3 ст. 224 НК РФ).

 

Примечание

Подробнее о лицах, которые не являются резидентами РФ, а также о ставках НДФЛ в отношении их доходов вы можете узнать соответственно в разд. 1.1.2 "Кто не относится к налоговым резидентам РФ" и разд. 7.2.3 "Ставка НДФЛ 30%".

 

Статус резидента (или нерезидента) нужно подтвердить командировочными удостоверениями и проездными документами.

 

Например, организация "Альфа" командировала менеджера В.К. Стручкова во Вьетнам с 15 марта по 22 апреля для установления деловых связей с иностранными партнерами. Однако ввиду производственной необходимости с согласия работника срок командировки был продлен до конца года. Статус налогового резидента В.К. Стручков утратит 4 октября. До этого момента средний заработок, выплачиваемый работнику за время командировки, облагается по ставке 13% (п. 1 ст. 224 НК РФ). Начиная с 4 октября доходы, выплачиваемые В.К. Стручкову, облагаются по ставке 30% (п. 3 ст. 224 НК РФ).

 

Отметим, что независимо от срока командировки доходы работника признаются полученными от источников в РФ (Письма Минфина России от 14.08.2009 N 03-04-05-01/631, от 21.04.2009 N 03-04-06-01/101, от 23.12.2008 N 03-04-06-01/379). Таким образом, они в любом случае подлежат обложению НДФЛ в России.