15.1. ПОРЯДОК И РАЗМЕРЫ ВОЗМЕЩЕНИЯ РАБОТОДАТЕЛЕМ

КОМАНДИРОВОЧНЫХ РАСХОДОВ РАБОТНИКУ

В каких порядке и размере будут возмещаться командировочные расходы работникам, вы должны установить самостоятельно. Свое решение следует закрепить в коллективном договоре или любом локальном акте (ч. 2 ст. 168 ТК РФ, абз. 2 п. 11 Положения о командировках). Например, вы можете разработать и утвердить положение о порядке и размерах возмещения командировочных расходов работникам. В нем необходимо определить следующее:

1) какое должностное лицо и в отношении какой категории работников должно принимать решение о направлении в командировку по России или за рубеж;

2) кто должен оформлять документы для направления работника в командировку (служебное задание, приказ, командировочное удостоверение);

3) какие командировочные расходы возмещаются работнику;

4) в каком размере работодатель возмещает такие расходы (норматив командировочных расходов).

 

Например, ООО "Альфа" возмещает командированным работникам расходы на проезд, проживание, суточные, а также иные расходы. К иным относятся расходы, связанные:

- с оплатой служебных телефонных переговоров;

- с провозом и упаковкой багажа;

- со сдачей ранее приобретенных проездных билетов из-за погодных условий или по иным уважительным причинам, и др.

Порядок и размеры оплаты командировочных расходов закреплены в положении о командировках, действующем в ООО "Альфа", таким образом:

"...

7. В ООО "Альфа" устанавливаются следующие виды расходов, связанные с командировками на территории России, и нормативы их возмещения командированным работникам:

- расходы на оплату проезда к месту командировки и обратно возмещаются в размере фактических затрат, подтвержденных проездными документами.

Руководящему составу ООО "Альфа" расходы на проезд возмещаются исходя из стоимости билета в салоне бизнес-класса самолета или билета в купе вагона СВ. Остальным работникам - исходя из стоимости билета в салоне эконом-класса самолета или билета в купейном вагоне;

- расходы по найму жилого помещения возмещаются в полном размере на основании счета организации или индивидуального предпринимателя, оказавших услуги командированному работнику.

Руководящему составу ООО "Альфа" расходы на проживание возмещаются исходя из стоимости номера "люкс" для одноместного проживания. Всем остальным работникам - исходя из стоимости стандартного одноместного номера;

- дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства командированного работника (суточные), возмещаются руководящему составу ООО "Альфа" в размере 1000 руб. Остальным работникам - в размере 500 руб.;

- в размере фактических расходов командированному работнику возмещаются расходы на оплату служебных телефонных переговоров, расходы на оплату услуг по оформлению проездных документов, расходы на бронирование проездных билетов, расходы, связанные со сдачей ранее приобретенных проездных билетов из-за погодных условий или по иным уважительным причинам, расходы на уплату страхового взноса на обязательное личное страхование пассажиров на транспорте, расходы за пользование в поездах постельным бельем.

...

10. Возмещение работнику командировочных расходов производится в пределах, установленных в п. 7 настоящего Положения, на основании представляемого работником в бухгалтерию авансового отчета (по унифицированной форме N АО-1) и документов, подтверждающих понесенные расходы. К авансовому отчету работник должен также приложить:

- командировочное удостоверение с отметками о прибытии в место командировки и выбытии из него;

- краткий отчет о выполненной работе за период командировки. Отчет должен быть подписан руководителем структурного подразделения, к которому относится командированный работник...".