10.3. ФОРМА ВЕДЕНИЯ УЧЕТА ДОХОДОВ ФИЗИЧЕСКИХ ЛИЦ

Как мы уже упоминали, форма ведения учета доходов физических лиц должна быть утверждена Минфином России. Поскольку этого до сих пор не сделано, вы можете самостоятельно разработать форму или вести учет в налоговых карточках 1-НДФЛ (Письма Минфина России от 20.07.2010 N 03-04-06/6-155, от 21.01.2010 N 03-04-08/4-6).

 

Обратите внимание!

С 1 января 2011 г. налоговые агенты обязаны самостоятельно разрабатывать регистры налогового учета данных о физических лицах и определять порядок отражения в них сведений (п. 16 ст. 2, ч. 2 ст. 10 Федерального закона от 27.07.2010 N 229-ФЗ). Такие регистры обязательно должны содержать данные, которые позволяют идентифицировать налогоплательщика, определить его статус, вид и сумму выплаченных ему доходов, предоставленных вычетов, даты выплаты дохода, удержания и перечисления налога, а также реквизиты платежного поручения.

 

Отметим, ранее Минфин России разъяснял, что такой учет ведется в налоговых карточках по форме 1-НДФЛ, и при этом не указывал на возможность использования собственных форм (Письмо от 30.11.2006 N 03-05-01-04/322).

Далее мы подробно рассмотрим порядок ведения учета доходов с использованием налоговой карточки по форме 1-НДФЛ.

 

Обратите внимание!

Если вы ведете учет по иной форме, налоговые органы не имеют права вас за это оштрафовать. Ведь обязательная форма финансовым ведомством пока не установлена (Постановления ФАС Северо-Западного округа от 29.05.2007 N А56-23810/2005, от 24.04.2006 N А42-9448/2005).

Подробнее этот вопрос рассмотрен в разд. 10.5 "Ответственность за неведение учета доходов физических лиц".

 

Налоговые карточки вы можете вести как в бумажном, так и в электронном виде (Письмо Минфина России от 10.07.2006 N 03-05-01-04/206). Однако и в том и в другом случае нужно будет обеспечить сохранность данных в течение четырехлетнего периода (пп. 5 п. 3 ст. 24 НК РФ).

Отметим, что форма карточки 1-НДФЛ была утверждена на 2003 г. и некоторые ее разделы не отвечают требованиям законодательства. Поэтому их лучше скорректировать с учетом последних изменений Налогового кодекса РФ.

В частности, дорабатываются следующие разделы:

1. Раздел 3 "Расчет налоговой базы и налога на доходы физического лица":

- в случае предоставления каких-либо стандартных вычетов, помимо вычета на самого налогоплательщика, в графе "Стандартные налоговые вычеты" вводятся дополнительные строки с кодами вычетов 106 - 113 (см. Справочник "Коды вычетов", утвержденный Приказом ФНС России от 13.10.2006 N САЭ-3-04/706@). Строки с кодами 101 и 102 можно удалить;

- если физическим лицам по месту работы предоставляется имущественный налоговый вычет, а также социальный налоговый вычет, перед строкой "Налоговая база (с начала года)" добавляются графы "Имущественный налоговый вычет" и "Социальный налоговый вычет" с дополнительными строками кодов вычетов (см. Справочник "Коды вычетов").

Также после таблицы следует ввести строки о документальном подтверждении права физического лица на имущественный налоговый вычет. Это можно сделать по аналогии со строками в справке по форме 2-НДФЛ, утвержденной Приказом ФНС России от 13.10.2006 N САЭ-3-04/706@;

- в п. 3.2 необходимо изменить размер стандартных вычетов на ребенка с 300 до 1000 руб. и с 600 до 2000 руб., а также указать вычет в размере 4000 руб.

2. Если вы выплачиваете доходы в виде процентов по облигациям с ипотечным покрытием, эмитированным до 1 января 2007 г. (п. 5 ст. 224 НК РФ), в налоговую карточку вводится дополнительный раздел о налогообложении таких доходов.

3. Раздел 6 "Общая сумма налога по итогам налогового периода":

- строку таблицы "По ставке 6%" необходимо изменить на "По ставке 9%".

 

Примечание

Наглядно эти изменения показаны в разд. 10.4.12 "Пример заполнения налоговой карточки по форме 1-НДФЛ".