10.1. КТО ОБЯЗАН ВЕСТИ НАЛОГОВЫЙ УЧЕТ

Налоговый учет доходов, выплаченных физическим лицам, должны вести все налоговые агенты.

Напомним, что налоговыми агентами по НДФЛ являются (п. 1 ст. 226 НК РФ):

- российские организации;

- обособленные подразделения иностранных организаций в РФ;

- индивидуальные предприниматели;

- нотариусы, занимающиеся частной практикой;

- адвокаты, учредившие адвокатские кабинеты.

 

Примечание

Подробнее о том, кто является налоговым агентом, вы можете узнать в разд. 9.1 "Кто является налоговым агентом по НДФЛ".

 

Если вы являетесь налоговым агентом, то должны вести налоговый учет всех выплаченных физическим лицам доходов независимо от их формы и вида. Иными словами, учитывать нужно доходы, выплаченные в денежной и натуральной формах, а также доходы в виде материальной выгоды. Исключение составляют лишь те доходы, которые в полной сумме не подлежат налогообложению - их в налоговой карточке отражать не нужно (абз. 10 Порядка). Перечень таких доходов содержится в ст. 217 НК РФ.

 

Примечание

О том, как определяется налоговая база по доходам, полученным в натуральной форме и в виде материальной выгоды, вы можете узнать в разд. 4.2 "Налоговая база при получении дохода в натуральной форме", разд. 4.3 "Налоговая база при получении дохода в виде материальной выгоды".

 

Если ваша организация имеет обособленные подразделения, которые самостоятельно выплачивают доходы физическим лицам и удерживают с них НДФЛ, то и налоговый учет выплаченных доходов обязаны вести эти обособленные подразделения. Если же с доходов, выплаченных через обособленное подразделение, НДФЛ удерживает головная организация, то и обязанность по ведению учета таких доходов ложится на нее.

В любом случае нужно вести учет доходов, выплаченных физическим лицам, отдельно по головной организации и по обособленным подразделениям (Письмо УФНС России по г. Москве от 27.10.2009 N 20-15/3/112168).

 

Например, организация "Альфа" находится в г. Москве и имеет два обособленных подразделения в г. Щелково и г. Электроугли. Обособленные подразделения не имеют отдельного баланса и расчетных счетов. Все обязанности по уплате налогов выполняет головной офис. В этом случае он также должен вести учет доходов работников обособленного подразделения.

 

Примечание

Подробнее об уплате НДФЛ обособленным подразделением организации вы можете узнать в разд. 9.5 "Порядок уплаты НДФЛ обособленными подразделениями".