12.4.6. Особенности расходования ГСМ на транспортные

средства работников, использующих их в служебных целях

Одним из вариантов решения транспортной проблемы на предприятиях малого и среднего бизнеса является использование личных легковых автомобилей для служебных поездок.

В соответствии со ст. 188 ТК РФ при использовании работником с согласия или ведома работодателя и в его интересах личного имущества работнику выплачивается компенсация за использование, износ (амортизацию) инструмента, личного транспорта, оборудования и других технических средств и материалов, принадлежащих работнику, а также возмещаются расходы, связанные с их использованием. Размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме.

Порядок документального оформления использования личного автомобиля в производственных целях регламентирован Письмом Минфина России от 21 июля 1992 г. N 57 "Об условиях выплаты компенсации работникам за использование ими личных легковых автомобилей для служебных поездок", а также вышеуказанным Письмом МНС России.

Основанием для выплаты компенсации работникам, использующим личные легковые автомобили для служебных поездок, является приказ руководителя предприятия, организации и учреждения, в котором устанавливаются размеры этой компенсации. В размерах компенсации работнику учтено возмещение затрат по эксплуатации используемого для служебных поездок личного легкового автомобиля (сумма износа, затраты на горюче-смазочные материалы, техническое обслуживание и текущий ремонт).

Для получения компенсации работники представляют в бухгалтерию предприятия, учреждения, организации копию технического паспорта личного автомобиля, заверенную в установленном порядке, и ведут учет служебных поездок в путевых листах. Работнику, использующему личный легковой автомобиль для служебных поездок на основании доверенности собственника автомобиля, компенсация выплачивается в таком же порядке.

Расходы должны быть экономически оправданны и документально подтверждены (ст. 252 НК РФ). Обосновать производственную направленность выплаты для работника следует в текстах соглашения с ним и приказа о порядке выплаты компенсации и возмещения расходов. Соглашение сторон может существовать как в виде отдельного письменного соглашения, подписанного работником и работодателем, так и в виде части трудового договора.

Бухгалтерский учет по компенсациям за использование личных автомобилей в служебных целях ведется на счете 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям", субсчет "Расчеты по компенсациям за использование личных автомобилей в служебных целях". Суммы выплачиваемых компенсаций за использование личных автомобилей в служебных целях учитываются при налогообложении физических лиц.

Выплачиваемая работнику компенсация за использование личного легкового автомобиля в служебных целях, а также стоимость ГСМ, использованных для производственных целей, являются для организации расходами по обычным видам деятельности на основании п. 5 Положения по бухгалтерскому учету "Расходы организации" ПБУ 10/99, утвержденного Приказом Минфина России от 6 мая 1999 г. N 33н.

Расходы на приобретение ГСМ не учитываются для целей обложения налогом на прибыль, поскольку автомобиль не является служебным (пп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ). Соответственно, выплата по возмещению стоимости ГСМ не облагается единым социальным налогом (п. 3 ст. 236 НК РФ) и страховыми взносами на обязательное пенсионное страхование (п. 2 ст. 10 Федерального закона от 15 декабря 2001 г. N 167-ФЗ "Об обязательном пенсионном страховании в Российской Федерации").

При определении налоговой базы по налогу на доходы физических лиц (НДФЛ) учитываются все доходы налогоплательщика (работника), полученные им как в денежной, так и в натуральной форме (п. 1 ст. 210 НК РФ). Организация (налоговый агент), от которой налогоплательщик получил доход, обязана исчислить, удержать у налогоплательщика и уплатить сумму НДФЛ (п. 1 ст. 226 НК РФ). Согласно п. 4 ст. 226 НК РФ удержание начисленной суммы НДФЛ организация производит непосредственно из доходов налогоплательщика при их фактической выплате, что отражается в бухгалтерском учете в данном случае записью по дебету счета 73 в корреспонденции с кредитом счета 68 "Расчеты по налогам и сборам".

За время нахождения работника в отпуске, командировке, в случае невыхода его на работу вследствие временной нетрудоспособности, а также по другим причинам, когда личный автомобиль не эксплуатируется, компенсация не выплачивается.

 

Пример 22. На основании приказа руководителя торговой организации работнику, использующему для служебных поездок личный легковой автомобиль марки "ВАЗ-2121", выплачивается компенсация в размере 2000 руб. в месяц. В отчетном месяце данный работник представил заявление с просьбой о возмещении ему стоимости ГСМ (1500 руб.), приобретенных и израсходованных им при выполнении трудовых обязанностей. Произведенные расходы подтверждены чеками ККТ и путевым листом. На основании приказа руководителя работнику возмещена стоимость ГСМ из кассы организации.

В бухгалтерском учете делаются следующие проводки:

Дебет 44 Кредит 73

- 1500,0 руб. - расходы по возмещению стоимости ГСМ отражены в составе расходов по обычным видам деятельности;

Дебет 73 Кредит 68

- 195,0 руб. (1500 руб. x 13%) - удержан НДФЛ с выплаты по возмещению стоимости ГСМ;

Дебет 73 Кредит 50

- 1305,0 руб. - произведена выплата в пользу работника (за вычетом удержанного НДФЛ).

 

Пример 23. Работники торговой организации используют личный транспорт в служебных целях. Согласно приказу директора автомобили указанных работников заправляются за счет организации по талонам на приобретение ГСМ. Ежемесячно в последний рабочий день месяца работникам выплачивается компенсация за использование личных автомобилей согласно приказу в размере 2000 руб. на 1 работника.

В июне 2008 г. один из торговых работников приобрел ГСМ на сумму 4000 руб. (без учета НДС) по талонам, выданным ему в подотчет.

В бухгалтерском учете делаются следующие проводки:

Дебет 71 Кредит 10-3

- 4000,0 руб. - выданы талоны на приобретение ГСМ;

Дебет 44 Кредит 71

- 3390,0 руб. - израсходованы ГСМ;

Дебет 19 Кредит 71

- 610,0 руб. - отражена сумма НДС со стоимости ГСМ;

Дебет 44 Кредит 73

- 2000 руб. - начислена компенсация работнику за использование личного транспорта;

Дебет 73 Кредит 68

- 260,0 руб. (2000 руб. x 13%) - удержан НДФЛ с выплаты по возмещению стоимости ГСМ;

Дебет 73 Кредит 50

- 1740,0 руб. - произведена выплата в пользу работника (за вычетом удержанного НДФЛ).

 

Расходы, связанные с эксплуатацией и обслуживанием служебного автомобиля во время служебной командировки, в том числе приобретение горюче-смазочных материалов (ГСМ), оплата автостоянки, различные сборы и пр., относятся на себестоимость продукции, работ или услуг как связанные с содержанием служебного автотранспорта.

Согласно ст. 166 ТК РФ "служебная командировка - поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. Служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, служебными командировками не признаются". Поэтому не являются служебными командировками поездки, к примеру, водителей транспортных организаций, осуществляющих грузовые и пассажирские перевозки.

Любая командировка должна быть экономически целесообразна, то есть она должна быть направлена на получение организацией дохода.

Служебная командировка оформляется соответствующими документами, утвержденными Постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. N 1 (это унифицированные формы первичных документов по командировкам): N Т-9 "Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку", N Т-9а "Приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку", N Т-10 "Командировочное удостоверение" и N Т-10а "Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении". Содержащиеся в них сведения являются доказательством экономической обоснованности служебной командировки.

Водителю служебного автомобиля, кроме командировочного удостоверения, выдается путевой лист. Он выписывается на весь срок командировки (Постановление Госкомстата России от 28 ноября 1997 г. N 78 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету работы строительных машин и механизмов, работ в автомобильном транспорте").

В путевом листе обязательно проставляют его порядковый номер, дату выдачи, печать организации, которой принадлежит автомобиль. Также в нем указывают марку автомобиля, место назначения (поездки автомобиля), марку и количество горючего при выезде и возвращении, расход горючего (по норме и фактический), а также показания спидометра при выезде и возвращении в гараж. На основании данных путевых листов организация определяет количество и стоимость израсходованного во время командировки топлива.

По возвращении из командировки сотрудник должен представить вместе с авансовым отчетом первичные документы на приобретение топлива. Эти документы должны быть оформлены в соответствии с требованиями законодательства. Такими документами являются кассовые чеки и отчеты АЗС по заправленному в бак топливу. В случае зарубежной командировки документы, составленные на иностранном языке, должны иметь построчный перевод на русский язык.

Датой признания в налоговом учете расходов по потребленному во время командировки топливу является день утверждения авансового отчета. Количество и стоимость израсходованного топлива рассчитываются по путевому листу. На основании этих данных организация в пределах установленных норм расхода ГСМ учитывает стоимость израсходованного топлива в составе расходов.

 

Пример 24. Заместитель директора направлен в командировку сроком на 4 дня с целью подписания торгового контракта с покупателем продукции. До места командировки и обратно сотрудник добирается на служебном автомобиле, которым управляет другой сотрудник организации (водитель). Постоянная работа водителя связана с разъездами по территории города, в котором расположена организация. Из кассы на командировочные расходы было выдано под отчет заместителю директора и водителю по 4000 руб. По возвращении из командировки сотрудниками представлены авансовые отчеты с приложенными оправдательными документами. Согласно отчету, представленному водителем, стоимость ГСМ, израсходованных во время командировки, составила 1000 руб. (НДС в чеках АЗС не выделен), стоимость проживания в гостинице - 2360 руб., в том числе НДС - 360 руб. Заместитель директора был размещен в гостинице в номере люкс, стоимость проживания в котором составила 4720 руб., в том числе НДС - 720 руб. Суточные выплачиваются согласно установленным нормам. Остатки неиспользованных сумм возвращены сотрудниками организации в установленный срок:

Дебет 71 Кредит 50

- 4000,0 руб. - выданы из кассы денежные средства под отчет на командировочные расходы водителю;

Дебет 71 Кредит 50

- 4000,0 руб. - выданы из кассы денежные средства под отчет на командировочные расходы заместителю директора;

Дебет 44 Кредит 71

- 1000,0 руб. - отражены расходы по проезду сотрудников к месту командировки и обратно;

Дебет 44 Кредит 71

- 6000,0 руб. - отражены расходы по найму жилого помещения в командировке;

Дебет 19 Кредит 71

- 1080,0 руб. - отражен НДС по расходам по найму жилого помещения;

Дебет 73 Кредит 50

- 800,0 руб. - отражены расходы по оплате суточных;

Дебет 68 Кредит 19

- 1080,0 руб.- принят к вычету НДС по командировочным расходам;

Дебет 50 Кредит 71

- 640,0 руб. (4000 - 1000 - 2360) - водителем возвращен в кассу остаток подотчетной суммы;

Дебет 71 Кредит 50

- 720,0 руб. (4000 - 4720) - заместителю директора возмещен из кассы перерасход подотчетной суммы.