12.2.1. Приобретение горюче-смазочных материалов

Приобретение ГСМ может производиться предприятием:

- за наличный расчет;

- в безналичной форме.

В первом случае ГСМ приобретаются подотчетными лицами, которыми обычно являются водители предприятия. Расчеты при безналичной форме приобретения производятся либо путем перечисления денежных средств на расчетный счет поставщика - специализированной организации, либо путем проведения взаимозачета. Кроме того, одной из распространенных форм приобретения ГСМ является отпуск их с автозаправочных станций (АЗС) по талонам, а также по пластиковым картам.

Приобретение ГСМ за наличный расчет на автозаправочных станциях.

Приобретение ГСМ на АЗС за наличный расчет - это наиболее распространенный способ их приобретения. В этом случае водителям выдаются из кассы наличные денежные средства под отчет для приобретения бензина (дизельного топлива).

Согласно п. 11 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации (утв. Решением Совета директоров Центрального банка РФ от 22 сентября 1993 г. N 40) выдача наличных денежных средств под отчет на хозяйственно-операционные расходы производится в размерах и на сроки, которые определяют руководители организаций. Для этого руководитель предприятия издает приказ (образец 1), в котором определяет круг лиц, имеющих право на получение наличных денежных средств в кассе предприятия под отчет. В этом приказе также оговариваются сроки представления в бухгалтерию авансовых отчетов.

 

Образец 1

 

Приказ

по обществу с ограниченной ответственностью "ААА"

 

 

    от 8 января 2009 г.                                                 N 5

 

О выдаче наличных денег под отчет

 

В целях организации работы автотранспорта в организации

Приказываю:

1. Выдавать с 8 января по 31 декабря 2009 г. наличные денежные средства для приобретения горюче-смазочных материалов из кассы водителям в следующих суммах:

Петрову С.В. - 5000 руб.;

Александрову П.Л. - 4500 руб.;

Сергееву Д.А. - 3500 руб.

2. Выдачу наличных в указанных размерах производить еженедельно - в четверг.

3. Авансовые отчеты об израсходованных суммах представлять в бухгалтерию еженедельно (в четверг) перед получением очередной суммы под отчет.

4. При непредставлении отчета за полученные ранее денежные средства очередной аванс не выдавать.

 

Директор ____________________________ (Смирнов В.Р.)

 

При выдаче средств под отчет необходимо учитывать следующие требования действующего законодательства:

- при наличии остатка по лицевому счету подотчетного лица новый аванс может быть выдан только при представлении отчета по предыдущему (предыдущим) авансу (авансам);

- не допускается выдача средств лицу, с которым организацией не заключен трудовой договор (контракт);

- в организации должны быть установлены сроки и порядок отчетности подотчетных сумм.

Для оформления выдачи денежных средств из кассы организации Постановлением Госкомстата Российской Федерации от 18 августа 1998 г. N 88 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации" утверждена форма расходного кассового ордера (форма N КО-2).

Данный документ применяется для оформления выдачи наличных денег из кассы организации как в условиях традиционных методов обработки данных, так и при обработке информации с применением средств вычислительной техники. Расходный кассовый ордер выписывается в одном экземпляре работником бухгалтерии, подписывается руководителем организации и главным бухгалтером или лицом, на это уполномоченным, регистрируется в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов (форма N КО-3).

Общепринято, что величина сумм наличных денежных средств для приобретения топлива, подлежащих выдаче под отчет, обычно устанавливается исходя из величины стоимости средненедельного расхода топлива, а при работе в междугородном или межобластном сообщении - исходя из величины стоимости расхода топлива на выполнение производственного задания.

При исчислении средненедельного расхода топлива используются величины планового пробега, утвержденных в организации линейных норм расхода топлива, действующих цен на топливо в данной местности и на территориях маршрута следования, количество рабочих дней в неделе, величины заправок непосредственно на предприятии (при наличии хранилищ, других условий и возможностей для заправки).

Стоимость расхода топлива при работе на дальних маршрутах исчисляется, кроме того, с учетом предполагаемого дополнительного пробега, связанного с загрузкой в обратном направлении или поиском груза, переадресацией груза, возможного увеличения пробега, связанного с непредвиденными обстоятельствами, в размере до 15% общего пробега по маршруту и т.п.

В бухгалтерском учете операции по выдаче наличных денежных средств под отчет для закупки ГСМ отражаются проводкой:

Дебет 71, "Расчеты с подотчетными лицами", Кредит 50 "Касса"

- выданы наличные деньги под отчет.

По истечении установленного срока водитель организации, получивший денежные средства на приобретение ГСМ, обязан представить в бухгалтерию авансовый отчет по унифицированной форме N АО-1, утвержденной Постановлением Госкомстата Российской Федерации от 1 августа 2001 г. N 55 "Об утверждении унифицированной формы первичной учетной документации N АО-1 "Авансовый отчет", с приложением всех оправдательных документов, подтверждающих произведенные расходы.

Форма N АО-1 "Авансовый отчет" предназначена для применения юридическими лицами всех форм собственности (кроме бюджетных учреждений) и применяется для учета денежных средств, выданных подотчетным лицам на административно-хозяйственные расходы.

Авансовый отчет составляется в одном экземпляре подотчетным лицом и передается после его утверждения работнику бухгалтерии.

На оборотной стороне формы подотчетное лицо указывает реквизиты документа, подтверждающего приобретение горюче-смазочных материалов, - кассового чека автозаправочной станции.

К авансовому отчету прилагаются чеки ККМ, выдаваемые автозаправочной станцией (АЗС). В соответствии с п. 12 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденного Приказом Минфина России от 29 июля 1998 г. N 34н, все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет и заполняются соответствующие налоговые регистры. Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, а документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах и утверждается организацией, должны содержать обязательные реквизиты в соответствии с требованиями абз. 1 вышеуказанного пункта.

Кассовый чек должен содержать следующие данные:

- наименование организации-продавца (АЗС);

- ИНН (идентификационный номер налогоплательщика) организации-продавца;

- номер кассового аппарата;

- номер и дата выдачи чека;

- стоимость ГСМ с учетом НДС. В некоторых регионах для АЗС введен единый налог на вмененный доход. В таких случаях стоимость ГСМ не включает в себя НДС;

- марка ГСМ, количество топлива и цена за единицу. Эти реквизиты не являются обязательными для чека ККМ. Однако большинство АЗС в настоящее время выдают именно такие чеки. Если в чеке нет указанных реквизитов, то АЗС выдает товарный чек.

Наличие чека ККМ с необходимыми реквизитами является основанием для заполнения налогоплательщиком соответствующего налогового регистра и отнесения в состав расходов, принимаемых для целей налогообложения, стоимости ГСМ, использованных в производственной деятельности предприятия.

Бухгалтер на основании авансового отчета приходует ГСМ по маркам, количеству и стоимости.

В бухгалтерском учете на основании авансового отчета делается проводка:

Дебет 10-3 "Топливо", Кредит 71 "Расчеты с подотчетными лицами".

Остаток неиспользованного аванса сдается подотчетным лицом в кассу организации по приходному кассовому ордеру в установленном порядке, перерасход компенсируется и выдается подотчетному лицу по расходному кассовому ордеру.

Подотчетные суммы, не возвращенные работниками в установленные сроки, отражаются по кредиту счета 71 "Расчеты с подотчетными лицами" и дебету счета 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей". В дальнейшем эти суммы списываются со счета 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей" в дебет счетов:

- 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда" (если они могут быть удержаны из оплаты труда работника);

- 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям" (когда они не могут быть удержаны из оплаты труда работника).

Аналитический учет по счету 71 "Расчеты с подотчетными лицами" ведется по каждой сумме, выданной под отчет.

 

Пример 1. В ООО "ААА" приобретение бензина производится на АЗС за наличный расчет. Согласно приказу по организации водителю Петрову С.В. 9 января 2008 г. на период с 9 по 16 января 2008 г. выдано из кассы под отчет 5000 руб.

17 января 2008 г. водитель сдает авансовый отчет с приложением кассовых чеков, выданных на АЗС, на общую сумму 4107 руб. 00 коп.:

- чек от 9 января 2008 г. N 30301 на сумму 342,00 руб. (17 руб. 10 коп. x 20 литров);

- чек от 10 января 2008 г. N 31106 на сумму 684,00 руб. (17 руб. 10 коп. x 40 литров);

- чек от 11 января 2008 г. N 56018 на сумму 1020,00 руб. (17 руб. 00 коп. x 60 литров);

- чек от 12 января 2008 г. N 61251 на сумму 1032,00 руб. (17 руб. 20 коп. x 60 литров);

- чек от 15 января 2008 г. N 18016 на сумму 1029,00 руб. (17 руб. 15 коп. x 60 литров).

Остаток неиспользованных денежных средств в сумме 893 руб. 00 коп. водитель сдал в кассу.

В учете будут сделаны следующие записи:

Дебет 71 Кредит 50

- 5000 руб. - выданы деньги под отчет на приобретение бензина;

Дебет 10-3-3 Кредит 71

- 4107,0 руб. - оприходован приобретенный бензин;

Дебет 50 Кредит 71

- 893,0 руб. - возвращен в кассу остаток неиспользованных денежных средств;

Дебет 20, 23, 26, 44 Кредит 10-3-2

- 170,0 руб. - списана стоимость фактически израсходованных ГСМ на счета учета затрат согласно данным путевых листов.

 

Пример заполнения авансового отчета по данной ситуации приведен ниже.

 

Унифицированная форма N АО-1

 

 

                                                         ┌────────┐
                                                         │   Код  │
                                                         ├────────┤
                                           Форма по ОКУД │ 0302001│
                   ООО "ААА"                             ├────────┤
-----------------------------------------------  по ОКПО │41423955│
           наименование организации                      └────────┘


                                     УТВЕРЖДАЮ     4107
                                     Отчет в сумме -------------------
                                                              00
                  ┌─────┬──────────┐ _________________ руб. ----- коп.
                  │Номер│   Дата   │              Директор
  АВАНСОВЫЙ ОТЧЕТ ├─────┼──────────┤ Руководитель --------------------
                  │  82 │17.01.2008│                    должность
                  └─────┴──────────┘   Смирнов       Смирнов В.Р.
                                     ---------- ----------------------
                                      подпись    расшифровка подписи
                                      17      января      08
                                     "--" ------------- 20-- г.


                                                     ┌───────────┐
                                                     │    Код    │
                                                     ├───────────┤
                          Транспортный отдел         │ 0000000004│
Структурное подразделение ---------------------------├───────────┤
                 Петров С.В.                         │           │
Подотчетное лицо ------------------- Табельный номер │     77    │
                  фамилия, инициалы                  └───────────┘
                                                      Приобретение
                      Водитель                        бензина
Профессия (должность) ------------- Назначение аванса ------------


┌───────────────────────┬──────────┐ ┌────────────────────────────┐
│Наименование показателя│  Сумма,  │ │    Бухгалтерская запись    │
│                       │руб. коп. │ │                            │
├───────────────────────┼──────────┼─┼─────────────┬──────────────┤
│             остаток   │     -    │ │    дебет    │   кредит     │
│Предыдущий   ──────────┼──────────┤ ├─────┬───────┼──────┬───────┤
│  аванс      перерасход│     -    │ │счет,│сумма, │счет, │сумма, │
│                       │          │ │суб- │руб.   │суб-  │руб.   │
│                       │          │ │счет │коп.   │счет  │коп.   │
├───────────────────────┼──────────┤ ├─────┼───────┼──────┼───────┤
│Получен аванс  1. из   │  5000,00 │ │ 10-3│4107,00│  71  │4107,00│
│кассы                  │          │ │     │       │      │       │
├─────────────┬─────────┼──────────┤ ├─────┼───────┼──────┼───────┤
│1а. в валюте │         │     -    │ │     │       │      │       │
│(справочно)  │         │          │ │     │       │      │       │
├─────────────┴─────────┼──────────┤ ├─────┼───────┼──────┼───────┤
│   2.                  │     -    │ │     │       │      │       │
├───────────────────────┼──────────┤ ├─────┼───────┼──────┼───────┤
│                       │     -    │ │     │       │      │       │
├───────────────────────┼──────────┤ ├─────┼───────┼──────┼───────┤
│Итого получено         │  5000,00 │ │     │       │      │       │
├───────────────────────┼──────────┤ ├─────┼───────┼──────┼───────┤
│Израсходовано          │  4107,00 │ │     │       │      │       │
├───────────────────────┼──────────┼─┼─────┼───────┼──────┼───────┤
│ Остаток               │   893,00 │ │     │       │      │       │
│ ──────────────────────┼──────────┼─┼─────┼───────┼──────┼───────┤
│ Перерасход            │     -    │ │     │       │      │       │
└───────────────────────┴──────────┘ └─────┴───────┴──────┴───────┘
           5                   5
Приложение ----- документов на ----- листах


                                      четыре тысячи сто семь
Отчет проверен. К утверждению в сумме ----------------------------
                                            сумма прописью
       00          4107        00
руб. ----- коп. (------- руб. ---- коп.)
                      Смирнова                Смирнова Г.С.
Главный бухгалтер ---------------     ----------------------------
                     подпись              расшифровка подписи
                      Петренко                Петренко П.П.
Бухгалтер         ---------------     ----------------------------
                     подпись              расшифровка подписи


Остаток внесен           ┌─────────┐      ┌────┐
---------------- в сумме │   893   │ руб. │ 00 │ коп. по кассовому
Перерасход выдан         └─────────┘      └────┘
         435     17    января    08
ордеру N --- от "--" --------- 20-- г.
                   Петрова     Петрова П.П.     17  января   08
Бухгалтер (кассир) ------- ------------------- "--" ------ 20-- г.
                   подпись расшифровка подписи


------------------------------------------------------------------
                           линия отреза
                                   Петрова С.В.
Расписка. Принят  к  проверке  от  --------------------  авансовый
                  82      17    января     08
          отчет N --- от "--" ---------- 20-- г.
         четыре тысячи сто семь      00
на сумму ---------------------- руб. -- коп., количество документов
                    прописью
             5       5
          ------- на -------- листах
                Петрова      Петрова П.П.     17    января    08
    Бухгалтер ---------- ------------------- "--" --------- 20-- г.
               подпись   расшифровка подписи

 

Оборотная сторона формы N АО-1

 

 

┌──────┬─────────────────┬────────┬───────────────────────────────────┬─────┐
│Номер │Документ,        │Наиме-  │         Сумма расхода             │Дебет│
│по по-│подтверждающий   │нование ├────────────────┬──────────────────┤сче- │
│рядку │произведенные    │докумен-│   по отчету    │принятая к учету  │та,  │
│      │расходы          │та (рас-├────────┬───────┼────────┬─────────┤суб- │
│      │                 │хода)   │в руб.  │   в   │в руб.  │в валюте │счета│
│      ├──────────┬──────┤        │коп.    │ валюте│коп.    │         │     │
│      │    дата  │номер │        │        │       │        │         │     │
├──────┼──────────┼──────┼────────┼────────┼───────┼────────┼─────────┼─────┤
│   1  │     2    │  3   │    4   │   5    │   6   │   7    │    8    │  9  │
├──────┼──────────┼──────┼────────┼────────┼───────┼────────┼─────────┼─────┤
│   1  │09.01.2008│30 301│чек ККМ │  342,00│   -   │  342,00│    -    │ 10-3│
├──────┼──────────┼──────┼────────┼────────┼───────┼────────┼─────────┼─────┤
│   2  │10.01.2008│31 106│чек ККМ │  684,00│   -   │  684,00│    -    │ 10-3│
├──────┼──────────┼──────┼────────┼────────┼───────┼────────┼─────────┼─────┤
│   3  │11.01.2008│56 018│чек ККМ │ 1020,00│   -   │ 1020,00│    -    │ 10-3│
├──────┼──────────┼──────┼────────┼────────┼───────┼────────┼─────────┼─────┤
│   4  │12.01.2008│61 251│чек ККМ │ 1032,00│   -   │ 1032,00│    -    │ 10-3│
├──────┼──────────┼──────┼────────┼────────┼───────┼────────┼─────────┼─────┤
│   5  │15.01.2008│18 016│чек ККМ │ 1029,00│   -   │ 1029,00│    -    │ 10-3│
└──────┴──────────┴──────┴────────┼────────┼───────┼────────┼─────────┼─────┘
                            Итого │ 4107,00│   -   │ 2629,00│    -    │
                                  └────────┴───────┴────────┴─────────┘


                           Петров                Петров С.В.
    Подотчетное лицо -----------------     -----------------------
                         подпись             расшифровка подписи

 

Приобретение ГСМ в безналичном порядке.

По безналичному расчету горюче-смазочные материалы приобретают в основном предприятия, имеющие достаточно большой парк автомашин и собственные резервуары для хранения нефтепродуктов. Взаимоотношения между предприятиями и поставщиками ГСМ регулируются договором на поставку нефтепродуктов.

Безналичная оплата может быть как прямой, так и косвенной.

Прямая безналичная оплата - это форма оплаты магнитными и чиповыми картами, с помощью которых производится перевод денежных сумм с карты покупателя на счет АЗС по результатам отпуска топлива.

Косвенная безналичная оплата представляет собой форму оплаты нефтепродуктов на АЗС магнитными и чиповыми картами, талонами и другими документами, являющимися эквивалентами заранее оплаченного определенного количества ГСМ.

Приобретение ГСМ по талонам.

Для приобретения ГСМ по талонам организация заключает договор купли-продажи с продавцом ГСМ, который организует отпуск автомобильного топлива через определенную сеть АЗС. Перечень АЗС, отпускающих ГСМ по талонам данного продавца, приводится в договоре (с указанием их адресов).

Оплатив определенное договором количество бензина соответствующей марки, организация получает талоны, по которым водители будут заправлять автомобили на АЗС.

В настоящее время существует множество видов талонов, которые можно условно разделить на три основные группы:

- количественно-суммовой талон, в котором указаны марка, количество и стоимость топлива. Такой талон является обязательством фирмы отпустить определенное количество ГСМ указанной марки по конкретной цене. В этом случае предприятие оплачивает автозаправочной станции стоимость ГСМ авансом. АЗС отпускает предприятию на стоимость оплаченного топлива талоны, составленные в количественном выражении, и указывает стоимость одного литра топлива, а автозаправочная станция обязуется отпустить ГСМ по талонам по цене, фиксированной на дату получения аванса;

- количественный талон, в котором указаны марка и количество топлива, то есть обязательство отпустить определенное количество ГСМ конкретной марки;

- стоимостный талон, в котором указаны марка топлива и общая стоимость талона. В этом случае автозаправочная станция обязуется отпустить предприятию бензин определенной марки по талонам по цене, действующей на дату получения бензина.

Для получения, хранения и выдачи талонов водителям приказом руководителя назначается материально ответственное лицо.

Получение талонов обычно осуществляется самим материально ответственным лицом. В случае если талоны на заправку топлива получают другие лица, то они обязаны в день получения этих талонов сдать их материально ответственному лицу для их оприходования и хранения.

Получив талоны, материально ответственное лицо на основании товаросопроводительных документов поставщика составляет приходный ордер по форме N М-4 (утв. Постановлением Госкомстата России от 30 октября 1997 г. N 71а) и сдает приходные документы в бухгалтерию организации.

В приходном ордере необходимо указать марку бензина, серию и номера полученных талонов, номинал талонов в литрах и стоимость талона в рублях исходя из стоимости бензина, указанной в договоре и счете на оплату.

Пример заполнения приходного ордера по форме N М-4 приведен ниже.

 

Типовая межотраслевая форма N М-4

 


 

 

                          100
        ПРИХОДНЫЙ ОРДЕР N -------                       ┌────────┐
                                                        │  Коды  │
                                                        ├────────┤
                                        Форма по ОКУД   │ 0315003│
            ООО "ААА"                                   ├────────┤
Организация --------------------------------  по ОКПО   │41423955│
                          Склад                         └────────┘
Структурное подразделение ----------------------------------------

 

Дата     
состав-  
ления    

Код 
вида
опе-
рации

Склад

Поставщик          

Страховая
компания

Корреспондирующий
счет      

Номер документа

 

наименование     

код

сопрово-
дитель-
ного   

пла- 
теж- 
ного 

 

счет,
субсчет

код анали-
тического
учета    

 

06.05.2008

03  

03  

ЗАО "Нефтепродукт"

 

 

10-3

 

47/25-Т

1212 

 

 

Материальные  
ценности    

Единица 
измерения

Количество

Цена,
руб.
коп.

Сумма 
без  
учета 
НДС, 
руб. 
коп. 

Сумма
НДС, 
руб. 
коп. 

Всего с
учетом
НДС, 
руб. 
коп. 

Номер
пас-
порта

Поряд-
ковый
номер
по   
склад-
ской 
карто-
теке 

 

по  
доку-
менту

при-
нято

 

наименова-
ние, сорт,
размер,  
марка    

номен-
клатур-
ный   
номер 

код

наиме-
нование

 

1    

2  

3

4  

8     

9    

10    

11

12 

 

Талоны на
бензин   
А-92     
номиналом
10 литров,
серия КТ,
с N 136101
по       
N 136200 

 

 

штук  

1 000

1 000

10,00

10 000,00

1 800,00

11 800,00

 

 

 

 

Итого

1 000

10 000,00

1 800,00

11 800,00

 

 

 

 

           кладовщик          Соколова         Соколова Л.П.
    Принял --------------- -------------- -----------------------
             должность        подпись       расшифровка подписи
         Нач. отдела
         снабжения            Елизаров         Елизаров О.Б.
    Сдал ----------------- -------------- -----------------------
             должность        подпись       расшифровка подписи

 

Материально ответственное лицо, получившее на хранение талоны, по требованию, подписанному руководителем и главным бухгалтером, выдает талоны специально назначенному работнику для выдачи водителям транспортных средств.

Повторная выдача талонов может производиться только после полного отчета за ранее выданные талоны.

Талоны на право получения топлива выдаются водителям только по предъявлении ими путевого листа, на котором диспетчером или уполномоченным на то руководителем предприятия лицом в строке "Выдать горючее" записано прописью количество разрешенного к выдаче топлива по талонам согласно заданию и с учетом количества бензина в баках при выезде на линию.

Выдача талонов отражается в ведомости учета выдачи талонов, в которой за полученные талоны расписывается водитель, а на каждую марку топлива ведется отдельная ведомость.

 

Ведомость выдачи талонов на нефтепродукты за июнь 2008 года

 

N
п/п

Дата  
выдачи 

Количество
талонов

Номинал
талонов, л

Всего 
выдано 
бензина, л

Марка 
автомобиля

Государственный
номер    

N путевого
листа 

Ф.И.О. 
водителя

Подпись
водителя

1

04.06.2008

2  

10   

40  

ГАЗ-3110 

Х156АВ        

072531   

Петров А.А.

 

2

04.06.2008

3  

20   

60  

ГАЗ-3307 

Х201АВ        

028421   

Иванов П.С.

 

3

04.06.2008

7  

10   

70  

ЗИЛ-130  

Х315АВ        

081414   

Исаев Н.П.

 

...

...  

...  

...  

...  

...  

...     

...  

...   

... 

 

Итого    

120  

-   

7700  

-   

-      

-   

-    

-  

 

На предприятиях с большим парком машин ведомость выдачи талонов составляется и сдается в бухгалтерию ежедневно. Ведомость может составляться еженедельно или подекадно. Все зависит от количества автомобилей на предприятии.

При сменной организации работы материально ответственных лиц на предприятии для учета движения ГСМ целесообразно использовать книгу учета талонов.

 

Книга учета талонов за январь 2008 года

 

Раздел книги - по бензину марки Аи-92

Вид Талонов - количественно-стоимостные

Номинал 1 Талона - 10 л (100 руб.)

 

Дата  

N   
документа

От кого 
получены или
кому выданы

Серия и
номер
талонов

Остаток
на начало
смены, шт.

Количество
талонов, шт.

Остаток на
конец 
смены, шт.

Сдал

Принял

приход

расход

15.01.2008

1   

АЗС-1      

ТР-45 

-    

30 

30   

 

 

16.01.2008

2   

Зубов В.И. 

ТР-45 

6   

-   

 

 

21.01.2008

3   

Павин В.В. 

ТР-268

5   

-   

 

 

Итого за смену                                     

30 

11 

30   

 

 

 


 

Книга учета талонов на топливо должна быть пронумерована, прошнурована, подписана руководителем и главным бухгалтером предприятия и скреплена печатью. Записи в книге производятся ежедневно по документам, которые послужили основанием для оприходования и списания в расход талонов на ГСМ. При этом на каждый вид талонов и марки бензина следует открывать отдельный раздел книги.

Если водители транспортных средств не использовали полученные талоны, то по окончании работы они обязаны их сдать материально ответственному лицу. Материально ответственное лицо производит соответствующие записи в ведомости возврата талонов. Далее в установленные руководством предприятия сроки (на практике обычно - ежемесячно) материально ответственное лицо на основании приходных и расходных документов составляет отчет о движении талонов и передает его в бухгалтерию. При этом в отчете должны открываться отдельные разделы по каждой марке ГСМ и по каждому виду талонов. На основании указанного отчета и соответствующих первичных документов талоны списываются с подотчета материально ответственного лица в подотчет водителям.

Бухгалтерский учет оплаченных и полученных организацией талонов должен обеспечивать ведение учета по видам ГСМ и местам их нахождения. Учет талонов на ГСМ целесообразно организовать на счете 10 "Материалы".

Аналитический учет ведется по видам бензина и по материально ответственным лицам.

Бухгалтерский учет горюче-смазочных материалов, приобретенных по талонам, зависит от момента перехода права собственности на ГСМ к покупателю талонов, а также от вида талонов. Они могут быть литровыми или стоимостными.

Если предприятие приобретает литровые талоны (на них указан вид топлива и литраж), то изменение цен, произошедшее после оплаты талонов, никак не повлияет на оценку ГСМ в учете: ГСМ будут отражаться по цене приобретения.

 

Пример 2. Условиями договора с АЗС предусмотрен переход права собственности на ГСМ в момент оплаты. Приобретены талоны на 10 л бензина за 200,6 руб. (в том числе НДС - 30,6 руб.), которые переданы водителям для заправки. На конец месяца в топливных баках бензина не осталось. В учете будут сделаны следующие записи:

Дебет 60 Кредит 51

- 200,6 руб. - перечислен аванс специализированной организации;

Дебет 10-3-3 Кредит 60

- 170,0 руб. - отражено получение талонов на ГСМ в стоимостном выражении;

Дебет 19 Кредит 60

- 30,6 руб. - отражен НДС по полученным талонам;

Дебет 68 Кредит 19

- 30,6 руб. - принята к вычету сумма НДС по оплаченным и полученным талонам на ГСМ;

Дебет 71 Кредит 10-3-3

- 170,0 руб. - отражена выдача 70 талонов под отчет водителям;

Дебет 10-3-2 Кредит 71

- 170,0 руб. - отражена стоимость ГСМ, залитых в баки автомобилей, согласно авансовым отчетам водителей и отчету АЗС;

Дебет 20, 23, 26, 44 Кредит 10-3-2

- 170,0 руб. - списана стоимость фактически израсходованных ГСМ на счета учета затрат согласно данным путевых листов.

 

Пример 3. Право собственности на ГСМ переходит в момент отгрузки. Остальные условия - из примера 2.

До момента заправки автомобилей учет талонов ведется на забалансовом счете 006 "Бланки строгой отчетности" в штуках по стоимости приобретения:

Дебет 60 Кредит 51

- 200,6 руб. - перечислен аванс специализированной организации;

Дебет 006

- 200,6 руб. - отражено получение талонов на ГСМ в стоимостном выражении;

Кредит 006

- 200,6 руб. - отражена выдача талонов в подотчет водителям;

Дебет 68 Кредит 19

- 30,6 руб. - принята к вычету сумма НДС по оплаченным и полученным талонам на ГСМ;

Дебет 10-3-2 Кредит 71

- 170,0 руб. - отражена стоимость ГСМ, залитых в баки автомобилей, согласно авансовым отчетам водителей и отчету АЗС;

Дебет 19 Кредит 71

- 30,6 руб. - отражена сумма НДС по полученным ГСМ;

Дебет 71 Кредит 60

- 200,6 руб. - произведен зачет перечисленного поставщику аванса.

 

Учет будет отличаться, если покупаются стоимостные талоны и право собственности переходит в момент заправки автомобиля предприятия. При предъявлении "рублевого" талона АЗС отпускает бензин на указанную в нем сумму по действующим в данный момент розничным ценам. Такие талоны являются денежными документами.

 

Пример 4. Условиями договора с АЗС предусмотрен переход права собственности на ГСМ в момент отгрузки. Приобретены "рублевые" талоны за 200,6 руб. (в том числе НДС - 30,6 руб.):

Дебет 60 Кредит 51

- 200,6 руб. - перечислен аванс специализированной организации;

Дебет 50-3 Кредит 60

- 200,6 руб. - отражено получение талонов на ГСМ в стоимостном выражении;

Дебет 71 Кредит 50-3

- 170,0 руб. - отражена выдача талонов под отчет водителям;

Дебет 10-3-2 Кредит 71

- 170,0 руб. - отражена стоимость ГСМ, залитых в баки автомобилей, согласно авансовым отчетам водителей и отчету АЗС;

Дебет 19 Кредит 71

- 30,6 руб. - отражена сумма НДС по полученным ГСМ;

Дебет 68 Кредит 19

- 30,6 руб. - принята к вычету сумма НДС по оплаченным и полученным талонам на ГСМ;

Дебет 20, 23, 26, 44 Кредит 10-3-2

- 170,0 руб. - списана стоимость фактически израсходованных ГСМ на счета учета затрат согласно данным путевых листов.

 

Если же предприятие приобрело стоимостные талоны с переходом права собственности в момент оплаты, то записи аналогичны записям в примере 2.

Приобретение ГСМ по корпоративным картам.

Согласно Положению о порядке эмиссии банковских карт и об операциях, совершаемых с использованием платежных карт, утвержденному Банком России 24 декабря 2004 г. N 266-П, корпоративная карта представляет собой банковскую карту (средство для составления расчетных и иных документов, подлежащих оплате за счет клиента), которая позволяет ее держателю (физическому лицу, уполномоченному юридическим лицом) проводить операции по счету этого юридического лица в пределах расходного лимита, установленного эмитентом.

Общие правила документооборота при расчетах по операциям с использованием банковских карт предусматривают обязательное составление на бумажном носителе слипов, квитанций электронных терминалов, квитанций банкоматов. Слип (квитанция электронного терминала) должен быть собственноручно подписан держателем банковской карты.

Слипы и квитанции фиксируют только факт совершения операции с использованием банковской карты. Фактическое же списание денежных средств со счета юридического лица подтверждается банковской выпиской по специальному карточному счету. При этом, как правило, имеется временной разрыв между датой списания денежных средств и датой совершения операции, указанной в слипе, ведь фактическое списание денежных средств со счета обычно производится на несколько дней позже. Кроме всего прочего, может случиться и так, что расчет за товары с использованием банковской карты произведен в конце одного отчетного периода, а списание денежных средств производится уже в следующем отчетном периоде.

Именно этим обусловлено использование в бухгалтерском учете организации счета 57 "Переводы в пути", ведь слипы и квитанции поступают в бухгалтерию и обрабатываются до получения выписки по специальному карточному счету, подтверждающей факт списания денежных средств со счета юридического лица.

Для отражения операций по специальным карточным счетам в бухгалтерском учете организации используется счет 55 "Специальные счета в банках", к которому открывается отдельный субсчет 55-4 "Банковские карты".

При открытии специального карточного счета в бухгалтерском учете организации используется проводка:

Дебет 55 "Специальные счета в банках", субсчет 55-4 "Банковские карты", Кредит 51 "Расчетный счет".

Согласно Положению N 266-П средства, списанные со счета юридического лица в результате совершения операций держателем корпоративной карты, считаются выданными юридическим лицом под отчет держателю корпоративной карты.

Соответственно, оприходование материальных ценностей, оплаченных посредством корпоративной карты, должно отражаться в учете как погашение задолженности подотчетного лица по списанным суммам.

Поскольку корпоративная карта позволяет распоряжаться денежными средствами юридического лица, ее можно учитывать аналогично денежным документам, для отражения которых согласно Плану счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций и Инструкции по его применению, утвержденным Приказом Минфина России от 31 октября 2000 г. N 94н, предназначен счет 50 "Касса", субсчет 3 "Денежные документы". В таком случае выдача пластиковой карты работнику может отражаться как выдача под отчет денежных документов.

В соответствии с Планом счетов для обобщения информации о расчетах с работниками по суммам, выданным им под отчет на административно-хозяйственные и операционные расходы, предназначен счет 71 "Расчеты с подотчетными лицами". На выданные под отчет суммы счет 71 дебетуется в корреспонденции со счетами учета денежных средств. На израсходованные подотчетными лицами суммы счет 71 кредитуется в корреспонденции со счетами учета затрат и приобретенных ценностей или с другими счетами - в зависимости от характера произведенных расходов.

 

Пример 5. Водителю организации выдана расчетная карта, по которой он получил наличные денежные средства для расчетов за ГСМ на автозаправочной станции.

В учете будут сделаны следующие записи:

Дебет 71 Кредит 50-3

- 100 руб. - выдана под отчет водителю организации расчетная корпоративная карта для оплаты ГСМ (по номинальной стоимости);

Дебет 71 Кредит 57

- 944,0 руб. - списаны с расчетного счета платежи по корпоративной карте;

Дебет 10-3 Кредит 71

- 800,0 руб. - отражена стоимость ГСМ, залитых в баки автомобилей, согласно авансовым отчетам водителей и отчету АЗС;

Дебет 19 Кредит 71

- 144,0 руб. - отражена сумма НДС по полученным ГСМ;

Дебет 57 Кредит 55

- 944,0 - списаны денежные средства со специального карточного счета на основании выписки банка;

Дебет 68 Кредит 19

- 144,0 руб. - отражен налоговый вычет оплаченного НДС;

Дебет 50-3 Кредит 71

- 100,0 руб. - отражен возврат подотчетным лицом корпоративной карты в кассу.

 

Держатель карты может осуществлять и безналичные расчеты с применением расчетной карты. В этом случае порядок отражения операций в бухгалтерском учете организации будет несколько иным.

 

Пример 6. Автотранспортной организацией для приобретения талонов на ГСМ общей стоимостью 23 050 руб. (в том числе НДС - 3050 руб.) заключен договор с АЗС, согласно которому право собственности на ГСМ переходит к покупателю в момент получения талонов. Автотранспортная организация открыла в банке специальный карточный счет и получила расчетную карту. Номинальная стоимость карты 100 руб. Расчетная карта выдана материально ответственному лицу, ведущему учет талонов на ГСМ, которое рассчиталось с ее помощью с поставщиком и получило талоны на ГСМ.

За обслуживание карточного счета банк удержал со специального карточного счета сумму комиссии за обслуживание банковской карты в размере 300 руб.

В бухгалтерском учете организации данные хозяйственные операции отражены следующим образом:

Дебет 71 Кредит 50-3

- 100,0 руб. - выдана на руки работнику для осуществления расчетов корпоративная карта;

Дебет 50-3 Кредит 71

- 100,0 руб. - отражен возврат подотчетным лицом корпоративной карты в кассу;

Дебет 10-3-3 Кредит 57

- 20 000,0 руб. - приняты к учету полученные талоны на ГСМ;

Дебет 19 Кредит 57

- 3050,0 руб. - отражена сумма НДС по полученным талонам;

Дебет 57 Кредит 55-4

- 23 050,0 руб. - списаны денежные средства со специального карточного счета на основании выписки банка;

Дебет 91-2 Кредит 55-4

- 300,0 руб. - отражена сумма комиссии банка в составе прочих расходов;

Дебет 68 Кредит 19

- 3050,0 руб. - отражен налоговый вычет оплаченного НДС.

 

Приобретение ГСМ по топливным картам.

Топливные карты - старейший тип небанковских карт. История их уходит в далекие 20-е гг. XX в., когда нефтяные компании (в первую очередь имеющие бензозаправки) начали выпуск карточек как средства предоставления кредита своим клиентам. Тогда карточки были металлические с выдавленной на них информацией о клиенте.

Сейчас карточки для АЗС - самостоятельная отрасль пластиковых карт, использующая самые последние технологические достижения в этой области. Система же топливных карт широко применяется на заправочных станциях всего мира.

Применение топливных карт обладает рядом преимуществ:

- дает возможность возмещения НДС по счетам-фактурам за истекший отчетный период;

- избавляет клиента от расчетов наличными деньгами;

- позволяет устанавливать ограничения на определенный вид топлива и суточный лимит отпуска по заявкам предприятий;

- вся информация по топливным картам обрабатывается электронным способом, это упрощает бухгалтерский учет предприятия по расходу ГСМ за счет представления ежемесячного финансового отчета, содержащего подробную информацию о виде, количестве и стоимости товара, полученного на АЗС;

- отпадает необходимость физически пополнять карту денежными средствами, лимит карты автоматически активируется при поступлении средств от предприятия;

- при утере ТК существует возможность блокировки топливной карты, что нельзя было сделать при использовании талонов по ГСМ;

- предусмотрена система скидок с розничной цены нефтепродуктов специально по топливным картам.

Топливная микропроцессорная пластиковая карта (Oil Card)- это платежная небанковская карта со встроенной микросхемой (микрочипом), выпускаемая топливной компанией и/или владельцем сети АЗС и предназначенная для учета обязательств поставщика перед покупателем по отпуску топлива, а также для учета объема и ассортимента топлива, полученного покупателем на АЗС, участвующих в программе по внедрению технологии расчетов с использованием микропроцессорных карт.

Использование топливных пластиковых карт предполагает применение косвенной безналичной оплаты.

В соответствии с п. 1.7 Технических требований к электронным контрольно-кассовым машинам для осуществления денежных расчетов за нефтепродукты и оказание услуг в сфере обеспечения нефтепродуктами, утвержденных в Приложении N 3 к Решению Государственной межведомственной экспертной комиссии по контрольно-кассовым машинам (Протокол от 10 ноября 1994 г. N 14), косвенная безналичная оплата - это форма оплаты за нефтепродукты на АЗС магнитными и чиповыми картами, талонами и другими документами, являющимися эквивалентами заранее оплаченного определенного количества нефтепродуктов.

Как правило, техническое обеспечение функционирования системы расчетов с помощью топливных пластиковых карт осуществляет процессинговый центр (процессинговая компания) - центральный пункт сбора информации, в который стекаются все сведения с карточных терминалов, расположенных на АЗС, которые затем обрабатываются и в виде актов, отчетов, реестров рассылаются организациям.

Для приобретения бензина по топливным картам компания заключает с процессинговым центром договор поставки топлива или договор на заправку нефтепродуктами и мойку автотранспорта с использованием топливных карт. По своей сути это смешанный договор. Процессинговый центр выступает в роли эмитента топливной карты и действует по договорам комиссии с собственником топлива.

Топливные карты работают как расчетные (дебетовые) карты по двум возможным схемам: предоплата или оплата по факту.

Прием топливных карт увязан с отпуском через автоматизированную систему АЗС либо через терминал. Владелец топливной карты имеет возможность выбирать ту или иную схему работы с фирмой - эмитентом карт:

- первая схема подразумевает запись на карту клиента оплаченного им количества топлива или некоторой суммы денежных средств, необходимых для расчетов в точках обслуживания: например, схемы "Электронный кошелек", "Межрегиональная карта";

- другая схема интересна для компаний, устанавливающих фиксированный расход топлива для каждой машины или водителя: например, схемы "Лимитная", "Револьверная";

- следующая схема как элемент дисконтной программы предназначена для физических лиц: например, схемы "Лояльность", "Бонусная".

Поставка бензина производится посредством его выборки на АЗС поставщика (список которых приведен в приложении к договору) покупателем (держателем карты) по топливным микропроцессорным картам через топливораздаточные колонки с использованием учетных терминалов поставщика для идентификации владельца карты.

Выборка топлива и передача данных начинаются с даты получения организацией-покупателем топливных карт.

Датой поставки считается дата выборки топлива держателем карты покупателя, указанная в чеке учетного терминала АЗС.

Расчеты за приобретаемое топливо производятся путем перечисления организацией-покупателем на счет поставщика 100-процентной предоплаты заказываемого количества топлива в соответствии с прайс-листом поставщика по ценам, установленным на дату выставления счета.

Отдельно покупатель оплачивает стоимость многоразовых литровых топливных микропроцессорных карт с суточным (или месячным) лимитом.

При достижении суммы остатка (количества литров) на субсчете организации-покупателя по какой-либо марке топлива значения сигнального порога (его значение определяет поставщик) поставщик предупреждает покупателя о необходимости заказа на топливо.

Ежемесячно поставщик топлива представляет организации-покупателю счет-фактуру, акт приема-передачи на проданное горючее, а также отчет (или реестр) операций по картам. В последнем документе указывается, когда и сколько топлива было приобретено (данные с заправок).

Списание топлива на расходы производится на основании путевого листа и ежемесячного отчета продавца топлива о получении бензина на АЗС.

Договором заправки ГСМ могут быть предусмотрены два варианта:

1) право собственности на топливо переходит к покупателю в момент заправки автотранспорта по топливным картам;

2) право собственности на топливо переходит к покупателю в момент передачи ему топливных карт.

В случае если договором заправки ГСМ предусмотрено, что право собственности на топливо переходит к покупателю в момент заправки автотранспорта по пластиковым картам, то суммы, перечисленные специализированной организации за пластиковые карты, должны учитываться на счете 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками" в корреспонденции с субсчетом 50 "Денежные документы". Закрытие этого аванса возможно только после фактического отпуска бензина с АЗС.

 

Пример 7. Предприятие в соответствии с заключенным договором на заправку автотранспорта перечислило авансом специализированной организации 1000 руб. на приобретение 100 л бензина. Договором предусмотрен переход права собственности на топливо в момент фактической заправки автотранспорта покупателя. Получена топливная карта номинальной стоимостью 1000 руб., которая была выдана водителю автомашины. По истечении месяца от специализированной организации получен отчет об отпущенном топливе за месяц, согласно которому в автомобиль заправлено топлива 50 л на сумму 500 руб.

Итоговая сумма документов, подтверждающих оплату ГСМ, - слипов, полученных водителями с автозаправочной станции, - совпадает с суммой, указанной в ежемесячном отчете специализированной организации и составляет 500 руб., в том числе НДС по ставке 18% - 76 руб.

На основании данных путевых листов фактически было израсходовано топлива за месяц 50 л.

В бухгалтерском учете указанная операция отражается следующим образом:

Дебет 60 Кредит 51

- 1000,0 руб. - перечислен аванс специализированной организации;

Дебет 50-3 Кредит 60

- 1000,0 руб. - отражено получение топливной карты в стоимостном выражении;

Дебет 71 Кредит 50-3

- 1000,0 руб. - отражена выдача топливной карты под отчет водителю;

Дебет 10-3-2 Кредит 71

- 424,0 руб. - отражена стоимость ГСМ, залитых в бак автомобиля, согласно авансовым отчетам водителя и отчету АЗС;

Дебет 19 Кредит 71

- 76,0 руб. - отражена сумма НДС по полученным ГСМ;

Дебет 20, 23, 26, 44 Кредит 10-3-2

- 424,0 руб. - списана стоимость фактически израсходованных ГСМ на счета учета затрат согласно данным путевых листов;

Дебет 68 Кредит 19

- 76,0 руб. - отражен налоговый вычет оплаченного НДС.

 

Сумму НДС по ГСМ следует относить на возмещение расчетов с бюджетом на основании счета-фактуры, полученного от специализированной организации по мере отпуска горюче-смазочных материалов, то есть при их фактическом получении предприятием (заправке в автотранспорт).

В случае если договором заправки ГСМ предусмотрено, что право собственности переходит к покупателю в момент перечисления им платы за топливо и получения пластиковых карт, то стоимость таких пластиковых карт следует отражать на субсчете 10-3 "Топливо" в момент передачи пластиковых карт покупателям. В данном случае в договоре поставки ГСМ должно быть в обязательном порядке указано количество топлива, которое поставщик обязуется отпустить по пластиковым картам. То есть цены на ГСМ в данном случае являются фиксированными и не изменяются по истечении времени.

 

Пример 8. Договором предусмотрен переход права собственности на топливо в момент перечисления предоплаты и получения покупателем пластиковых карт. Остальные условия - из примера 7.

В бухгалтерском учете указанная операция отражается следующим образом:

Дебет 60 Кредит 51

- 1000,0 руб. - перечислен аванс специализированной организации;

Дебет 10-3 Кредит 60

- 848,0 руб. - отражено получение топливной карты в организацию по ее стоимостному выражению;

Дебет 19 Кредит 60

- 152,0 руб. - отражен НДС по полученному топливу в виде пластиковых карт;

Дебет 68 Кредит 19

- 152,0 руб. - принят к вычету НДС по полученному топливу в виде пластиковых карт;

Дебет 71 Кредит 10-3-3

- 848,0 руб. - отражена выдача топливной карты под отчет водителю;

Дебет 10-3-2 Кредит 71

- 424,0 руб. - отражена стоимость ГСМ, залитых в бак автомобиля, согласно авансовым отчетам водителя и отчету АЗС;

Дебет 20, 23, 26, 44 Кредит 10-3-2

- 424,0 руб. - списана стоимость фактически израсходованных ГСМ на счета учета затрат согласно данным путевых листов.

 

Сумма НДС в данном случае принимается к вычету в момент получения пластиковых карт покупателем, то есть в момент получения им права собственности на полученное топливо. При этом основанием для принятия НДС к вычету является счет-фактура, полученный от специализированной организации.